Администратор офиса

Обязанности:

Блок АХО (70% рабочего времени):

• Встреча посетителей офиса, заказ гостевых пропусков;
• Подготовка переговорных комнат и кухни к приему посетителей: контроль чистоты, наличия письменных принадлежностей в переговорных, наличия в достаточном количестве чая/кофе/сахара/молока, проверка работы кофе-машин;
• Подготовка переговорных комнат к тренингам и внутренним мероприятиям компании;
• Обработка входящих звонков (выдается корпоративный мобильный телефон) и корреспонденции. Взаимодействие с курьерскими службами, отслеживание отправлений корреспонденции, регистрация входящих/исходящих писем;
• Взаимодействие с инженерно-технической службой Бизнес Центра и Управляющей Компанией по хозяйственным вопросам;
• Постоянный контроль и участие в обеспечении поставок товаров, необходимых для хозяйственной деятельности офиса;
• Помощь в составлении авансовых отчетов сотрудников транспортной службы;
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам ТО оборудования (кондиционирование, пожарная сигнализация, СКУДы, офисные растения, обслуживание кулеров и кофемашин).

Блок для юридического отдела (30% рабочего времени - для поддержки юр. департамента не требуются специальные знания в области юриспруденции, поскольку поддержка идет только административного характера):

• Обеспечение юридической и административной помощи в рамках Юридического отдела: проведение платежей, ведение архивов, переписка с контрагентами, records management, организация собраний, ведение юридических документов (перевод и форматирование, вычитка), подготовка авансовых отчетов, работа с копиями;
• Подготовка, выдача доверенностей, ведение их реестра. Работа с ЭДО;
• Взаимодействие с нотариусом, обработка запросов от гос. органов;
• Подготовка презентаций.

• Высшее образование;

• Опыт работы на административной роли от 1 года;
• Уверенный пользователь MS Excel, Power Point, Word;
• Знание 1С – как дополнительный плюс;
• Знание английского языка на уровне не ниже advanced. Это важно, т.к. для поддержки юр. отдела требуются письменные переводы;
• Внимательность, вежливость, трудолюбие, пунктуальность;
• Умение работать с большим объемом документов и в режиме многозадачности.

• Официальное оформление через аккредитованное кадровое агенство Ventra;
• График работы с понедельника по пятницу в офисе, с 9 до 18 (пятница короткий день);
• Работа в современном, красивом офисном пространстве, где есть все необходимое для комфортной работы;
• Скидка на приобретение продукции Компании;
• Предусмотрены подарки от компании к праздникам;
• Офис в шаговой доступности от ст.м. Войковская/Балтийская в БЦ "Метрополис".