Главный менеджер Канцелярии

Алматы, улица Богенбай батыра, 221

Метро: Театр имени Ауэзова

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

обеспечение бесперебойной работы Канцелярии Общества;
организация и контроль документооборота в Обществе;
ведение и контроль архивирования, регистрации, учета входящей и исходящей корреспонденции;
координация работы со сторонними организациями по вопросам, связанным с документооборотом и канцелярией;
организация работы Канцелярии, включая распределение обязанностей среди сотрудников;
контроль за правильностью и своевременностью оформления, регистрации и учета документов;
организация получения, обработки, учета и передачи документов в структурные подразделения Общества;
обеспечение своевременной и правильной передачи исходящей корреспонденции, в том числе в электронном виде;
контроль за хранением и архивированием документации, соответствующей правилам хранения и уничтожения документов, утвержденных законодательством Республики Казахстан;
координация и контроль за работой по электронному документообороту, в том числе управление специализированным ПО;
обеспечение организации делопроизводства в соответствии с нормативными требованиями;
ведение и контроль реестров корреспонденции, учетной документации;
участие в разработке и внедрении внутренних стандартов и нормативов Общества;
проведение обучения сотрудников по вопросам документооборота и организации работы с документами;
подготовка отчетов о работе Канцелярии и представление их руководству Общества;
организует и контролирует работу архива;
участвует в составлении номенклатуры дел Общества и осуществляет контроль за ее соблюдением;
соблюдение требований внутренних нормативных документов организации в части делопроизводства и информационной безопасности;
знание порядка работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования (ДСП);
умение подготовки и разработки внутренних актов:
-навыки разработки и оформления внутренних актов.
-опыт составления проектов нормативных документов в соответствии с законодательными требованиями;
21) Ведение и оформление протоколов аппаратных совещаний Общества.

Требования:

основное образование:

Высшее образование по специальностям: "Документоведение", "Юриспруденция", "Управление персоналом" или аналогичным направлениям;
опыт работы /обязательный: опыт работы в Канцелярии, в Управлении документооборотом не менее 3 лет;
Знание законодательства РК:

1. Закон Республики Казахстан «Об архивном деле и документации»;

2. Закон Республики Казахстан «О персональных данных и их защите»;

3. Закон Республики Казахстан «О государственной и служебной тайне»;

- Законодательные, нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы по ведению делопроизводства в организации;

- Владение современными программами для ведения электронного документооборота;

- Основные положения системы

делопроизводства;

- Структуру Общества и ее подразделений;

4. Трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности;
Владение компьютером

- уверенный пользователь информационных систем

MS Office (Excel, Word, PowerPoint,

Outlook, Access);

- работа с Интернетом

(Opera, Internet Explorer;

Mozilla Firefox) и электронной почтой

(Outlook Express);

- работа с системами электронного документооборота;
Характеристика-рекомендация: обязательно.