Офис-менеджер

Приглашаем на работу офис-менеджера!

Нам нужен специалист, который поможет нам эффективно организовать документооборот и обеспечит стабильную работу офиса. Если вы любите порядок в документах, цените четкость процессов и уверенно справляетесь с многозадачностью — будем рады знакомству!

Немного о нас:

Websoft работает на рынке информационных технологий с 1999 года и является ведущим разработчиком программного обеспечения в области HR-автоматизации. Мы создаем инструменты автоматизации подбора, оценки и развития персонала, системы дистанционного обучения и корпоративные порталы.

Наши клиенты - это крупные компании с выстроенными процессами по работе с персоналом. В основном в поддержку обращаются HR и IT-специалисты.

_________________________________

Чем предстоит заниматься:

▪️ Документооборотом с клиентами и внутри компании, а именно:

• Заведением новых клиентов, договоров и документов в 1С и внутреннюю базу компании.

• Выставлением счетов, формированием актов выполненных работ и УПД.

• Согласованием документов с клиентами (переписка, звонки), сверкой актов с бухгалтерией.

• Загрузкой и отправкой документов через ЭДО, подготовкой оригиналов к отправке (Почта России, курьер).

• Контролем наличия подписанных договоров и актов, систематизацией и учетом оригиналов.

• Подготовкой документов для тендеров.

▪️ Административной поддержкой офиса, а именно:

• Приемом и распределением входящих звонков от клиентов.

• Взаимодействием с арендодателем (передача показаний счетчиков), клининговой компанией.

• Заказом канцтоваров, хозяйственных товаров и расходных материалов для офиса.

• Сканированием документов, ведением базы отправок и получений.

_________________________________

Наши ожидания от кандидата:

• Вы любите порядок в документах и процессах
  В работе вам предстоит организовывать и поддерживать стабильность и непрерывность процесса документооборота, следить за актуальностью и корректностью данных.
• Вы умеете, а главное, любите работать с людьми
  Для решения рабочих задач важно активно взаимодействовать с клиентами, бухгалтерией и коллегами из разных отделов.
• Вы обладаете грамотной устной и письменной речью
  Это необходимо для согласования документов с клиентами, ведения деловой переписки и отчетности.
• Вы уверенно работаете в 1С и офисных программах
  Это позволит вам быстро и точно оформлять документы, вносить данные в базы и выполнять задачи без сбоев.
• Вы внимательны к деталям и умеете работать с большим объемом информации
  Для успешного выполнения задач важно сохранять аккуратность, контролировать статус документов и соблюдать сроки.

При выборе кандидата мы опираемся на:

• Высшее образование;
• Опыт работы секретарем, специалистом по документообороту, офис-менеджером или административным специалистом от 1 года;
• Ответственность, внимательность к деталям, грамотная письменная и устная речь;
• Умение работать в режиме многозадачности.

Если вас заинтересовала наша вакансия, напишите немного о себе в сопроводительном письме, а в конце своего сообщения укажите количество букв в слове "Документооборот" (да-да, это небольшая проверка на внимательность =) )

_________________________________

Мы предлагаем:

• Официальное оформление с первого дня выхода;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, перерыв на обед - 1 час;
• Испытательный срок – 3 месяца*

*В период испытательного срока Вы будете проходить обучение, во время которого плавно перейдёте к коммуникации с коллегами и клиентами. На протяжении всего времени у вас будет поддержка от наших опытных коллег из отдела документооборота. Также мы предоставим вам все необходимые для работы инструкции.

Приятные бонусы:

• Все плюсы аккредитованной IT-компании;
• Годовая премия пропорционально окладу (с учётом успехов и достижений в течение года);
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока;
• Внутреннее обучение (как профессиональное, так и непрофессиональное);
• Мерч, корпоративные мероприятия и подарки :)

Подробнее мы расскажем вам на первичном собеседовании по телефону :)