Секретарь офиса

Обязанности:

• Прием поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, рассылка ее в соответствии с принятым решением в подразделения Организации или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов;

• Прием документов и личных заявлений на подпись генерального директора;

• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы генерального директора;

• Контроль качества подготовки, правильности составления и согласования, представляемых на подпись документов, своевременного рассмотрения и возвращения подразделениям и конкретным исполнителям документов, переданных на подпись генеральному директору;

• По поручению генерального директора составление писем, запросов, других документов, подготовка официальных ответов;

• Контроль сроков исполнения поручений генерального директора;

• Обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, воды, создание условий, способствующих его эффективной работе;

• Организация приема посетителей;

• Формирование «Дел» в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача их в архив;

• Выполнение отдельных служебных поручений генерального директора;

• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;

• Заказ корпоративных обедов в соответствии с числом сотрудников в офисе;

• Ведение бизнес-аккаунтов различных сервисов (Яндекс Такси, Яндекс Маркет, Озон, ВкусВилл, Aviasales и т.п.) и реестра расходов, контроль за правильностью и своевременностью пополнения балансов;

• Оформление пропусков для прохода и проезда на территорию ВАРЗ-400.

Требования:

• Навыки административно-хозяйственной деятельности;
• Знание делопроизводства;
• Знание деловой этики;
• Знание ПК и офисной техники, уверенное владение Excel и PowerPoint;
• Грамотная письменная и устная речь.

Условия:

• График работы 5/2 с 10 до 19 (время от времени бываю поручения вне рабочего времени, не часто)
• Корпоративные обеды, чай/кофе;
• Офис расположен по адресу Заводское шоссе, дом 19 стр 30 (ближайшая ст.м. Пыхтино)
• Оформление по ТК