Офис-менеджер/делопроизводитель

Москва, улица Барклая, 6с3

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами необходимыми для работы.
контроль за обеспечением чистоты и порядка в офисе.
контроль, за выполнением плановых платежей по обеспечению работоспособности офиса (аренда, услуги связи, хозяйственные товары, канцелярские товары и т.д.)
покупка билетов и бронирование отелей.
приём поступающей корреспонденции, регистрация и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям, отправка корреспонденции (документов) почтовыми отправителями, логистическими компаниями
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения её содержания.
составление писем по поручению руководителя, запросов, подготовка ответов авторам писем.
оформление приказов директора и доведение их до сведения работников.
подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
регистрация входящих писем, обращений, уведомлений, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказов, распоряжений, актов).
контроль за документооборотом, отслеживание сроков доставки и предоставление ответов, проверка соблюдения сроков исполнения поручений.
работа с бумажным и электронным архивом, подшивание документов в папки, заполнение описи, контроль сроков хранения и подготовка к уничтожению.
поддержание порядка в документообороте, помощь сотрудникам в поиске нужных форм документов.
участие в проверках, сбор и подача документов ревизорам, аудиторам или контролирующим органам по согласованию с руководителем.
работа с программами общества, использование системы электронного документооборота, заполнение электронных карточек документов.
осуществление подготовки, заключения и сопровождения договоров по направлению своей деятельности между Обществом и её контрагентами, обеспечение своевременности, полноты и качества исполнения договорных обязательств как со стороны Общества, так и со стороны контрагента.
обеспечение своевременного предоставления контрагентами документов, проверка на соответствие законодательству и требованиям Общества, участие в своевременном согласовании и подписании отчетных документов по договору.
контроль соответствия расчётов, качества, стоимости материальных ценностей, работ и услуг условиям договоров.
отслеживание соблюдения сроков и условий договоров, при необходимости — инициация пролонгации или изменения договоров.
выполнение поручений руководителя в рамках направления деятельности.