Секретарь / офис-менеджер

Обязанности:

Прием и распределение входящих звонков.

Оформление пропусков для посетителей, их встреча.

Ведение внутреннего документооборота компании в электронном и бумажном виде: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, проверка правильности оформления документов, сканирование, контроль за их наличием и т.д. Содержание архива документов в актуальном состоянии.

Организация деловых поездок и командировок: заказ билетов, виз, бронирование гостиниц, заказ такси, оформление командировочных удостоверений, ордеров

Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, продуктов питания, лекарств, и др.

Составление бюджета на обеспечение офиса и ведение отчетности по его расходованию.

Решение возникающих вопросов с администрацией БЦ.

Получение / отправление корреспонденции через отделение почты России и курьерские службы. Контроль своевременного отправления и регулярное получение (раз в неделю в отделении почты России), при возникновении срочности по мере необходимости.

Исполнение поручений руководителя и его помощника,

По поручению руководителя доведение отдельных вопросов сотрудникам, контроль их исполнения.

Помощь сотрудникам в решении возникающих рабочих вопросов и их выполнение.

Оформление документации, запросов, других документов, а также поиск, анализ и обработка информации по поручению руководителя и сотрудников.

Требования:

• Образование не ниже среднего специального.
• Опыт работы не менее года.
• Грамотная устная речь, организаторские способности.
• Коммуникативные навыки, пунктуальность, тактичность, исполнительность, стрессоустойчивость, внимание к мелочам, аккуратность, усидчивость.
• Знание делопроизводства, WORD, Ехсеl, почтовых программ и оргтехники.
• Оперативное реагирование и исполнение поручений руководителя и сотрудников.
• Опрятный внешний вид.

Условия:

• трудоустройство по ТК РФ

• испытательный срок 3 месяца
• график 5 / 2 (полный рабочий день) с 9:00 до 18:00
• современный офис в центре Москвы;