Бизнес-ассистент

Мы ищем энергичного, инициативного и целеустремленного кандидата, готового активно поддерживать развитие бизнеса и успешно реализовывать инвестиционные проекты!

Вам предстоит стать правой рукой руководителя, помогать ему решать стратегические задачи, оптимизировать рабочие процессы и добиваться высоких результатов.

Обязанности:

1. Организация и управление документооборотом в офисе, включая прием, регистрацию, обработку и хранение документов в бумажном и электронном виде; создание и ведение номенклатуры дел в компании.

- организация и управление облачным хранением документов;
- работа в Excel (уровень мастер таблиц)
- ведение деловой переписки с контрагентами;
- работа с первичной документацией; архивация документов и обеспечение их хранения.

2. Организация и поддержание эффективной работы офиса:
- организация и контроль за уборкой помещения;
- организация и контроль уходом за цветами;
- организация контроля, учета, хранения и своевременного снабжением офиса канцтоварами и другими расходными материалами;

- контроль и организация текущего технического обслуживания компьютеров, оргтехники и иного оборудования, находящегося в офисе; своевременного ремонта и обеспечения расходными материалами, ведение журналов технического и иного обслуживания оргтехники, компьютеров и оборудования офиса;

- организация и проведение регулярной инвентаризации имущества, находящегося в офисе;

- ведение ежемесячного планирования мероприятий по содержанию офиса, бюджетов и отчетов о расходовании денежных средств по этим статьям.

3. Планирование рабочего времени руководителя, составление его расписания, организация встреч, переговоров и деловых поездок.

Ведение реестров контрагентов, партнеров и прочих контактов руководителя.

Контроль исполнения поручений руководителя.

4. Поддержка и сопровождение исполнения текущих бизнес-проектов, составление и ведение сводного плана проектов, сводного бюджета проектов, организация учета, хранения и движения проектной и иной документацией.
Ведение реестра проектов, контрагентов и т.д.

5. Работа с посетителями в офисе. Организация проведение встреч с партнерами и клиентами.

6. Подготовка презентаций, отчетов и другой документации для руководителя самостоятельно и с привлечением сторонних исполнителей.

• Навык создания и ведения номенклатуры дел компании, знание делопроизводства, умение вести дела, оформлять документы, работать с информацией как с основным средством производства, а также организовывать ее хранение и обработку.
• Умение проводить инвентаризацию и составлять по ней необходимую отчетность.
• Навыки аналитической работы для выполнения поручений, сбора информации, подготовки презентаций и докладов, а также взаимодействия с подрядчиками и контроля их работы.
• Обязательное владение базовыми и продвинутыми функциями компьютерных программ, включая Microsoft Word, Excel (в том числе мастер-таблиц), PowerPoint, CRM, умение работать в облачных хранилищах и использовать ChatGPT.
• Знание языков - как приоритет.

• 5/2 с 10:00 до 19:00, возможен гибрид
• Высокий уровень оплаты труда
• Работа в команде профессионалов
• Официальное трудоустройство