Секретарь семейного офиса со знанием английского языка

!Уважаемые кандидаты, указывайте, пож-та, свои финансовые ожидания в сопроводительном письме.

Обязанности:

• Административная поддержка руководителя:

- Планирование и контроль рабочего графика;

- Организация встреч, мероприятий, рабочих поездок;

- Ведение календарей, напоминаний, поздравлений и других вспомогательных задач;

- Подготовка подарков для партнёров, организация поздравлений, контроль за важными датами (ДР, праздники и т.п.);

• Контроль исполнения поручений руководителя, напоминания ответственным, отслеживание сроков, формирование краткой отчетности по статусам задач;
• Делопроизводство и архив:

- Ведение, структурирование и хранение документации (бумажной и электронной) на русском и английском языках;

- Подготовка документов по шаблонам или по поручению (письма, договоры, справки и пр.);

- Систематизация и поддержка архива компании;

- Контроль за соблюдением сроков документооборота.

• Коммуникации:

- Приём и обработка телефонных звонков, электронных писем;

- Работа с корпоративной почтой: фильтрация, реагирование, распределение задач;

- Встреча гостей и обеспечение их комфортного пребывания в офисе;

• Протоколирование встреч и совещаний:

- Ведение кратких протоколов по результатам встреч и совещаний;

- Рассылка итогов участникам, контроль выполнения решений;

• Поддержка международных командировок:

- Помощь в бронировании билетов, виз, гостиниц;

- Подготовка сопроводительных и организационных документов;

• Дополнительно:

- Участие в подготовке презентационных материалов;

- Ведение различных таблиц, баз данных, списков контактов;

- Оперативное реагирование на нестандартные задачи и поручения.

Требования:

• Опыт работы в аналогичной роли от 2 лет;
• Знание принципов делопроизводства и архивного дела;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Английский язык – уровень не ниже Upper-Intermediate (переписка, документы, деловое общение);
• Уверенное владение ПК, офисными программами (MS Office, Excel, Outlook и др.);
• Внимательность, пунктуальность, умение работать в режиме многозадачности, самоорганизованность;
• Доброжелательность, инициативность, тактичность.

Условия:

• Работа в развивающейся компании;
• Возможен гибридный график;
• интересные и яркие проекты, возможность для карьерного роста и амбициозных планов;
• Офис: Москва-Сити, Башня Федерация.