Офис-менеджер

Обязанности:

- Организация встреч руководителя и клиентских встреч компании: ведение календаря руководителя, создание событий в календаре, отправка приглашений участникам, заказа пропусков, напоминание о встрече, создание электронных ссылок на видео-встречи, рассылка документов, встреча гостей, организация чая/кофе, запуск электронных встреч и прием участников;

- Организация командировок руководителя и сотрудников (билеты, гостиница, трансфер и пр.);

- Работа с документами: ведение реестра доверенностей, входящая и исходящая корреспонденция, координация работы курьера;

- Прием и распределение входящих звонков;

- Сопровождение офиса: закупка канцтоваров, бумаги и картриджей, закупка воды, фруктов, орешков/сухофруктов для клиентов (через Яндекс маркет), контроль уборки офиса;

- Цифровизация коммуникаций в компании: внедрение Яндекс трекера, работа с постановщиком задач, отслеживание просроченных задач.

- Сопровождение архива: поиск подрядчика на оказание услуг по ведению архива, передача в архив текущих документов, уничтожение по срокам давности, оптимизация работы с бумажными документами, переход на ежемесячную передачу в архив документов.

- Организация корпоративных мероприятий компании.

Требования:

- Опыт работы от 3-х лет;

- Образование (высшее или незаконченное высшее);

- Навыки работы на высоком уровне: WORD, ZOOM, Telemost, Bitrix, Яндекс трекер;

- Умение пользоваться современными системами коммуникации и контроля задач;

- Умение быстро готовить непрофессиональные документы общего назначения в WORD;

- Способность коммуницировать с коллегами и клиентами, хорошо поставленная правильная речь;

- Пунктуальность, неконфликтность, умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

- Оформление по ТК, «белая» зарплата;

- График работы 5/2 с 10:00 до 19:00;

- Офис (станция м. Дмитровская, м. Савеловская);

- Испытательный срок 3 месяца.