Офис-менеджер / секретарь

Мы - IT компания, которая существует на рынке с 2006 г. и является разработчиком собственных перспективных программно-аппаратных продуктов и осуществляет продвижение на российском рынке инновационных ИТ-решений партнеров.

Сейчас в нашу компанию мы ищем секретаря.

Обязанности:

• Приём и диспетчеризация поступающих телефонных звонков;
• Приём, обработка и контроль сообщений электронной почты;
• Ведение документооборота: входящая (включая электронную почту), исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы по основной деятельности в электронном виде и на бумажных носителях. Регистрация, учет, ведение реестров, составление сопроводительных писем, сканирование и копирование, брошюровка и архивирование внутреннего документооборота. Документооборот небольшой - за год 1 офисная папка.
• Заказ пропусков в офис для посетителей и автотранспорта;
• Организация отправки и получения корреспонденции в почтовых отделениях Почты России (в том числе работа с личным кабинетом) и посредством курьерских компаний (КСЕ, Достависта). Пешком минут 10, раз в неделю;
• Приём посетителей, подготовка переговорной комнаты для проведения встречи;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, мебели и иного офисного оборудования. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Обеспечение порядка и чистоты в офисе, контроль клининга;
• Сопровождение мелкого ремонта офисных помещений, обслуживания и ремонта кулеров, кофе машин, кондиционеров, и прочих бытовых приборов;
• Сопровождение договоров аренды помещений, курьерских услуг, корпоративной связи и иных договоров в рамках административно – хозяйственной деятельности в части своевременной оплаты оказанных услуг/поставленных товаров и контроля закрытия актами/товарными накладными;
• Организация чая/кофе для генерального директора, сопровождение корпоративных мероприятий;
• Поддержка переездов во вновь арендуемые офисы;
• Заказ сувенирной, полиграфической и печатной продукции (визитки, листовки, брошюры).

• Опыт работы секретарем, делопроизводителем, администратором офиса от 1 года.

• Оформление по ТК РФ;
• Белая заработная плата;
• ДМС;
• График работы 5/2 с 9 до 18 или с 10 до 19. Пятница - укороченный день на 1 час;
• Офис в шаговой доступности от м. Калужская.