Офис-менеджер

Москва, Театральный проезд, 5с1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация работы приемной (встреча гостей, чай/кофе);
Заказ канцтоваров, расходных материалов, иных установленных товарно-материальных ценностей, используемых в деятельности компании (прием, учет, передача, хранение);
Обработка и структурирование входящей/исходящей документации (письма, счета, распоряжения), передача в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю;
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы компании;
Организация проведения телефонных переговоров;
Составление писем, запросов, иных документов, подготовка исходящих писем (ответов) по поручению руководителя либо в рамках своих компетенций;
Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
Контроль за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручения руководителя;
Ведение регистрационных журналов подразделений;
Выполнение поручений непосредственного руководителя и руководства Общества;
Качественное и своевременное выполнение поручений, задач, поставленных в системе постановки и контроля исполнения задач «Битрикс 24»;
Работа в электронной системе заявок «Окдеск» (взаимодействие с контрагентами: регистрация, ведение учетной записи, обеспечение технической поддержки);
Административное обеспечение деловых поездок: заказ билетов, бронирование номеров гостиниц. Оформление загранпаспортов и виз для зарубежных поездок.

Требования:

Высшее / неоконченное высшее образование;
Общий опыт работы от года в позициях: офис менеджер, секретарь в офисе;
Ответственность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности и систематизировать большой объем данных;
Владение Microsoft office, уверенный пользователь ПК, умение работать с офисной техникой.

Условия:

Оформление в соответствии с ТК РФ;
График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00/с 10:00 до 19:00;
офис в здании Центрального Детского Магазина с собственным выходом из метро Лубянка, в шаговой доступности от станций метро Кузнецкий мост, Площадь Революции, Театральная.