Офис-менеджер

Москва, Пресненская набережная, 6с2

Метро: Деловой центр

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Планировать встречи, назначенные встречи и визиты, в связи с этим вступать в контакт с контрагентами и осуществлять необходимые коммуникации;
Помогать в проведении офисных или онлайн-совещаний без каких-либо сбоев, обеспечивать выполнения всех необходимых подготовительных работ и поддержание технических устройств, таких как компьютеры, телевизоры, экраны, микрофоны и т.д., быть готовым к работе, включая настройки программного обеспечения, которое предполагается использовать во время онлайн-совещания;
Помогать в планировании программ поездок, ознакомительных поездок и расходов на проживание, покупке билетов, бронировании отелей по оптимальным ценам, организации трансферов из аэропорта и гостиниц и других операций;
Помогать в оформлении виз для иностранных сотрудников;
Помогать в планировании и организации любых других услуг, таких как аренда автомобилей/квартир, услуги курьера, уборка, вывоз мусора и т.д., связанных с работой офиса;
Координировать свои действия с ИТ-отделом и администрацией здания, отвечать за поддержание общего состояния офиса, офисных устройств и оборудования, таких как ксероксы, принтеры, компьютеры, кухонное оборудование, мебель и т.д., а также поддерживать их в готовности к работе и организовывать необходимый ремонт;
Составлять бюджет офиса, подготавливать и/или проверять заказы на покупку необходимых канцелярских товаров и расходных материалов, проводить маркетинговые исследования, принимать предложения и предоставлять их по соответствующей стоимости, следить за тем, чтобы все расходы оплачивались вовремя;
Собирать счета-фактуры на офисные расходы, хранить, подшивать и регистрировать их надлежащим образом и передавать в бухгалтерию;
Работать в обычном режиме с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу;
При необходимости работать сверхурочно по указанию менеджера (ов);