Главный специалист по административному управлению (офис-менеджер/ассистент)

Обязанности:

1. Обработка входящей/исходящей корреспонденции Академии ПСБ (получение корреспонденции в почтовых отделениях; прием, регистрация, систематизация корреспонденции Академии ПСБ; обеспечение передачи корреспонденции адресатам, подготовка корреспонденции к отправке (проверка на соответствие действующим требованиям к документообороту в Академии ПСБ), отправка корреспонденции через почтовые отделения, курьерские службы и др.)
2. Своевременное предоставление на подпись, обеспечение движения, хранения документов, переданных на визирование Ректору Академии ПСБ.
3. Контроль поручений Ректора Академии ПСБ.
4. Организация сотрудничества с подрядными организациями по вопросам содержания и текущего ремонта служебных помещений (подготовка документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг).
5. Взаимодействие с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для обеспечения работы офиса Академии ПСБ.
6. Контроль за своевременной оплатой коммунальных услуг и арендуемых помещений Академии ПСБ.
7. Организация уборки и содержание в чистоте служебных помещений.
8. Обеспечение офиса Академии ПСБ предметами мебели, хозяйственным оборудованием, организация их ремонта при необходимости.
9. Подготовка документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг, хранение канцелярии, хозяйственных материалов и инвентаря, снабжение этими предметами всех подразделений организации, а также проведение учета их применения и заполнение отчетных документов;
10. Составление смет расходов на хозяйственные нужды.
11. Осуществление контроля безопасной работы систем вентиляции, освещения, кондиционирования, отопления и водоснабжения.
12. Организация комфортных условий для переговоров с партнерами и клиентами.
13. Подготовка и проведение конференций, собраний и прочих массовых мероприятий.
14. Взаимодействие с общественными и коммерческими организациями, органами государственной власти и местного самоуправления.
15. Организация подготовки письменной корреспонденции Ректора Академии ПСБ в адрес первых лиц организаций, компаний и корпораций.
16. Взаимодействие с органами государственной власти по вопросам реализации проектов сотрудничества, совместных мероприятий, участие в межведомственных рабочих группах и совещаниях.
17. Подготовка и сопровождение процесса заключения соглашений о сотрудничестве с органами государственной и муниципальной власти, учебными учреждениями, общественными организациями.
18. Обеспечение организации и сопровождения визитов делегаций по приглашению ректора Академии ПСБ.
19. Выполнение разовых поручений Ректора Академии ПСБ в пределах своей компетенции.

• Высшее образование
• Пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Опыт работы ассистентом первого лица компании от 3-х лет, офис-менеджером не менее 3 лет
• Внимательность к деталям
• Активная жизненная позиция, позитивное мышление
• Грамотная устная и письменная речь
• Умение и желание работать в команде
• Высокая степень внимательности, ответственности и организованности
• Умение работать в режиме многозадачности, способность принимать решения и выдавать результат в сжатые сроки
• Знание английского языка (от В2, приветствуется)

• Релевантный опыт работы
• Грамотная письменная и устная речь
• Сильные навыки написания текстов разного формата
• Опыт антикризисных коммуникаций
• Опыт выстраивания эффективного взаимодействия с журналистами
• Высокий уровень самостоятельности
• Высокий уровень личной ответственности
• Самоорганизованность

Условия:

• Конкурентоспособный уровень заработной платы;

• Оформление по ТК РФ;

• График работы 5/2;

• Возможность влиять на уровень своего дохода, посредством выполнения kpi (квартальная и годовая премия);

• ДМС (по истечении исп. срока);

• Прозрачные перспективы карьерного роста и возможности профессионального развития;

• Офис в центре Москвы (в 2 минутах пешком от м. Китай-город);

• Молодой и дружный коллектив профессионалов;

• Регулярные корпоративные мероприятия и тимбилдинги.