Административный ассистент (делопроизводитель)

«Новый Одеон» — современное театральное и культурное пространство в Москве, включающее в себя залы для мероприятий, гастрономические концепции и проекты в сфере развлечений. Сейчас мы усиливаем надежную команду в центральном офисе и ищем опытного административного ассистента, который поможет организовать бесперебойную работу офиса и документооборота.

Обязанности:

• Ведение документооборота: сканирование, сортировка, систематизация и хранение документов (как в физическом архиве, так и на сервере).
• Прием и отправка входящей/исходящей документации, включая обмен с контрагентами.
• Работа с курьерскими службами и отслеживание доставки документов.
• Подготовка счетов и договоров на мероприятия (взаимодействие с билетным отделом и корпоративными клиентами).
• Координация подписания кадровых документов, поступающих от бухгалтерии.
• Ведение деловой переписки с контрагентами по закрывающим документам.
• Контроль сроков и корректности сбора закрывающих документов от внутренних служб.
• Подготовка актов выполненных работ для ИП и самозанятых.
• Выполнение административных поручений Генерального директора, заместителя и генерального продюсера.

Требования:

• Опыт административной работы с документами от 2 лет (офис-менеджмент, делопроизводство, помощник руководителя и т.п.).
• Уверенные навыки работы с офисными программами и электронной почтой, умение работать с облачными хранилищами.
• Грамотная письменная и устная речь, умение вести деловую переписку.
• Ответственность, аккуратность, системность и внимание к деталям.
• Умение работать в режиме многозадачности и быстро переключаться между задачами.

Условия:

• График работы: пн–пт, с 10:00 до 19:00.
• Офис рядом с метро Белорусская
• Оформление по ТК РФ.
• Работа в команде нового масштабного культурного проекта с возможностями профессионального роста.