Офис менеджер/помощник руководителя

Планирование и организация:
• Ведение рабочего календаря руководителя: планирование, подтверждение, напоминания;
• Подготовка и согласование графиков на день, неделю и месяц;
• Организация встреч, переговоров, совещаний — с логистикой, документами и сопровождением;
• Организация деловых мероприятий, командировок
• Взаимодействие с водителями и офисными подразделениями.
Командировки и выезды:
• Полное сопровождение travel-процессов: билеты, визы, отели, трансфер, страхование;
• Координация отправки и встречи в аэропортах и вокзалах;
• Подготовка маршрутов, проверка времени вылетов, контроль деталей поездки;
• Работа с корпоративными картами и командировочными расходами.
Документы и коммуникация:
• Контроль и отправка оригиналов, подписание и сопровождение документов;
• Сканирование, систематизация и передача в согласованных форматах;
• Поддержание актуальной базы контактов и коммуникация с внешними контрагентами;
• Ведение и обновление деловых списков и напоминаний (например, дни рождения, встречи).
Офисная поддержка:
• Обеспечение работы приёмной и рабочего места руководителя;
• Контроль наличия воды, чая, питания, зарядных устройств и базовых бытовых деталей;
• Координация работы курьерской̆ службы, технического персонала, водителя;
• Мониторинг чистоты, порядка и комфорта в офисе.

Требования:

• Уверенное владение MS Word, Excel, Google Docs, мессенджерами;
• Способность оперативно реагировать и быть на связи не только в офисе.
• Умение управлять временем, быть внимательным к деталям и держать в голове много процессов одновременно;
• Доброжелательность, тактичность, пунктуальность, готовность работать «на результат», а не «по инструкции";
• Разговорный уровень английского языка — необходим для переписки, бронирований и координации поездок

• Режим работы 5/2 с 10.00 до 18.30;
• Заработная плата обсуждается на собеседовании;
• ДМС после срока испытания (испытательный срок 3 месяца)
• Оформление по ТК РФ, оплачиваемый отпуск и больничные;
• Уютный офис в пешей доступности от м. Приморская, Горный институт;
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока;
• Компенсация спорта
• Динамичная и насыщенная работа с постоянным ростом задач и навыков;
• Работа в слаженной команде с высоким уровнем вовлечённости