Секретарь

• Предоставление комплексной, конфиденциальной секретарской и административной поддержки на высоком уровне менеджерам в России.
• Полностью знать деятельность отдела, чтобы взаимодействовать от имени менеджера/ов с руководителями старших отделов как внутри компании, так и за ее пределами.

• Помощь в обработке юридических претензий от клиентов

• При необходимости управление вопросами выставления счетов и бухгалтерского учета отдела. Организация проверки, утверждения, оплаты и получения всех счетов.
• Управлять ежедневником менеджера по стране, включая планирование встреч, организацию поездок для российской команды Emirates и размещение по мере необходимости. Регулярно отслеживать ежедневный график менеджера по стране и заранее предоставлять и документировать необходимую информацию/протоколы встреч, координируя работу с источниками внутри компании и за ее пределами. Уведомлять менеджера/ов о любых изменениях расписания или отменах в последнюю минуту.
• Принимать и проверять входящие звонки, ответы на действия или перенаправлять по мере необходимости соответствующим лицам для получения дополнительной информации перед представлением менеджеру по стране.
• Печатать письма, служебные записки, отчеты, отправлять электронные письма по требованию менеджера по стране в России и отвечать от имени менеджера по стране на простую корреспонденцию.
• Управление приглашениями VIP/главных контактов на спонсируемые Emirates мероприятия и внутренние мероприятия Emirates.
• Осуществление и поддержка менеджера/ов или команды в различных специальных проектах с участием внутренних и внешних сторон, включая исследовательскую деятельность, связанную с проектом. Помощь в подготовке бюджетов отдела/секции вместе с финансовым менеджером.
• Выполнение функций администратора для посетителей и установление характера и приоритетности дел, требующих личного внимания регионального менеджера.
• Управление внутренними коммуникациями с последней информацией/деятельностью Emirates.

• Ответственность за приобретение, обслуживание и замену офисных активов и оборудования. Быть центральной точкой для заказа и пополнения запасов канцелярских товаров и офисных принадлежностей, гарантируя, что отдел не выйдет за рамки бюджета.

Требования:
• Хороший уровень общего образования.
• Отличный администратор с подтвержденным секретарским и административным опытом.
• Знания и навыки, полученные на аналогичной секретарской/административной должности.
• Предпочтительно знание бронирования авиабилетов.
• Полное владение Microsoft Office.
• Сильные навыки межличностного общения и готовность работать в позитивном ключе.
• Умение расставлять приоритеты при большой нагрузке, соблюдать сроки и работать как автономно, так и в команде.
• Понимание конфиденциальных вопросов и конфиденциальности.
• Проактивный, ориентированный на решения и гибкий стиль работы с большим вниманием к деталям.
• Свободное владение русским и английским языками (разговорным и письменным).