Администратор офиса

Москва, Ленинградский проспект, 36

Метро: Гражданская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководства;
Осуществляет прием, перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам компании;
Организует прием, регулирует поток посетителей;
Оказывает помощь Генеральному директору в планировании рабочего времени, по его поручению планирует конференции в ZOOM, организует встречи;
Организует командировки Генерального директора, а также руководителей направлений и сотрудников Группы, кандидатов: бронирует жилые помещения, авиа- и ж/д билеты, осуществляет организацию трансфера в России и за её пределами; осуществляет подготовку пакета документов для оформления визы;
Осуществляет документооборот в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании: организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов, в том числе между Москвой и Пермью посредством электронной почты, Почтой России, СДЭК и проч.;
Осуществляет нарочно передачу/прием документов в регуляторные органы и иные организации по поручению руководства;
Обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между сотрудниками офиса и рациональное использование этих ценностей;
Заказывает разовый и постоянный пропуск для персонала и гостей;
Обеспечивает чистоту и порядок в офисе.

Требования:

Высшее образование;
Грамотная речь (устная и письменная), знание и использование правил делового этикета, в то числе в телефонных разговорах и деловой переписке;
Хорошо развитые коммуникативные навыки, соблюдение конфиденциальности;
Умение работать с разными людьми и находить к ним подход;
Организаторские способности;
Опыт роли "хозяйки/хозяина офиса", которой/которому важен комфорт как команды офиса, так и его посетителей;
Продвинутый пользователь современных гаджетов (компьютер, программы Microsoft Office Word, Excel), принтер, сканер, ксерокс, телефония, проектор.

Условия:

Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
Офис в БЦ "Динамо", недалеко от станции метро Динамо, Ленинградский проспект, 36;
Полный социальный пакет;
Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
Пятидневка; с 9.00 - 18.00;
Благодарим Вас за интерес ,проявленный к нашей вакансии!