Офис-менеджер

Обед.ру - интернет-сервис заказа еды из ресторанов и кафе, а также организации корпоративного питания с использованием электронных карт. Работает с 2004 года.

Мы уже объединили более 2500+ кафе и ресторанов в единую систему заказов. Среди наших партнеров: ресторан Пушкин, Му-му, Нияма, Менза, Papa John’s и другие.

Среди компаний, доверяющих нам питание своих сотрудников: SjuperJob, Гисметио, Р-Фарм, КБ Космос, Хьюго Босс (более 500+ компаний). 30 000 сотрудников пользуются сервисом ежедневно.

С апреля 2024 года компания вошла в состав ВкусВилл, и сейчас мы активно внедряем его подходы, принципы, ценности, также активно совершенствуем и развиваем нашу систему, продукты и осваиваем новые направления деятельности. Мы обладаем здоровыми амбициями, перспективами и большими целями на будущее.

Наша эволюционная цель — разнообразная еда доступна каждому. Это означает, что в своей работе мы ставим фокус на решение полноценных и комплексных задач по питанию. Сейчас наш сервис представляет собой платформу, обеспечивающую корпоративную еду преимущественно для всех типов бизнеса. Мы стремимся к тому, чтобы стать маркетплейсом ресторанов и увеличить долю В2С пользователей.

Мы любим создавать новые решения и у нас есть возможность проявить свой профессионализм и раскрыть свой потенциал.

Мы глубоко убеждены, что люди - это самый важный ресурс в компании, поэтому уделяем значительное внимание найму и росту сотрудников внутри. Нам важны культура и ценности человека.

Мы за прозрачность, честность и открытость.

Сейчас мы в поисках Офис-менеджера для усиления Административной команды.

Твоя роль - качественное и бесперебойное сопровождение административно-хозяйственной деятельности, делопроизводства и этикета.

Что предстоит делать:

-Обеспечение жизнедеятельности офиса: организация делопроизводства компании (входящая, исходящая корреспонденция, регистрация, учет, архивирование документов); организация порядка и чистоты в офисе, контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, работа с курьерскими службами, сканирование и отправка документов;

-Управление товарно-материальными ценностями компании: принятие, учет, хранение, выдача, выбытие с учета (ноутбуки, смартфоны, ридеры);

-Управление и контроль бюджета на расходы офиса: закупка необходимого офисного оборудования, воды, канцелярии, расходных материалов, иных материальных ценностей;

-Подготовка/оформление проектов писем, запросов, документов, касающихся деятельности компании;

-Ведение деловой переписки по электронной почте;

-Контроль подписания актов приема-передачи;

-Контроль платежей и оплат в рамках административно-хозяйственной деятельности;

-Организация выпуска, продления и отзыва электронно-цифровой подписи;

-Организация работы по смене юр.лица/расторжение, подписание соглашений;

-Покупка и активация корпоративных сим-карт;

-Участие в организации корпоративных мероприятиях;

-Организация созвонов встреч и протоколирование встреч;

-Отправка дотационных карт контрагентам, фиксация номеров, отображение в таблицах

-Создание маршрутного листа курьеру/работа с курьерскими службами

-Отметка во внутренней CRM-системе входящей документации и оборудования, сканирование и дальнейшее перераспределение в архив

-Работа с эдо (отправка соглашений о расторжении и актов приёма-передачи)

-Отправка документов бухгалтерии (упд, акты сверки)

-Выполнение поручений коллег из разных отделов (ежедневная переписка с ними)

-Ежемесячная работа с распечаткой, подписанием, проставлением печатей, отправкой и отметкой закрывающих документов

-Поздравление сотрудников с праздниками (создание текста поздравлений, отслеживание)

-Работа со списком сотрудников, предоставление и аннуляция прав доступа при принятии и увольнении

-Регулярное отслеживание и пополнение баланса (смс трафик, Звонок.ру, баланс на картах у коллег)

-Оформление пропусков на проход в офис

-Запрос информации о задолженности контрагентов для дальнейшей работы

-Выполнение служебных поручений своего руководителя.

Что для нас важно:

-Оконченное высшее образование;

-Опыт работы в аналогичной позиции от 1 года;

-Знание делопроизводства;

-Спокойной отношение к рутинным процессам (на этой позиции много рутины, огромная просьба, учитывайте, пожалуйста это при отклике);

-Умение работать с командой в удаленном формате, большую часть времени вы будете находиться в офисе без живого общения с коллегами;

-Навык деловой коммуникации;

-Знание CRM систем, Excel, Word, гугл документы, работа с почтой;

- Навыки управления временем, планирования, организации, координации, учет и организация задач в Task Trackers - мы используем Яндекс Tracker;

-Навык работы с электронным документооборотом

-Внимательность к деталям, способность работать в многозадачном режиме;

-Ответственность, организованность;

- Умение мыслить решениями, а не проблемами;

- Умение расставлять приоритеты по срочности задач;

- Умение работать в команде, необходимо будет эффективно организовать взаимодействие в паре с другим административным менеджером.

Что мы предлагаем:

-комфортные условия в активной развивающейся компании с возможностью развивать в себе как личные, так и профессиональные навыки;

-гибридный формат работы (3 дня в офисе, 2 дня удаленно) с 9:00 до 18:00;

-официальное трудоустройство согласно ТК;

-программы обучения и наставничества;

-дружный и поддерживающий коллектив;

-15% кешбэк бонусами на карту лояльности во ВкусВилл;

-частичная компенсация фитнеса и ДМС до 50 000 руб. в год;

-частичная компенсация обучения до 50 000 руб. в год;

-офис в 7 минутах ходьбы от м. Кропоткинская/Арбатская;

- ЗП 80 000 руб.

Если ты дочитал до конца, то напиши, пожалуйста в сопроводительном письме: “Я хочу работать в Обед.ру, потому что…”. В сопроводительном письме укажи, что тебе особо откликнулось в описании вакансии и почему тебе нравится работа офис-менеджера.

Самые внимательные кандидаты будут уже ближе на пути к цели сотрудничать с активной и перспективной командой