Секретарь в приемную офиса

Москва, 1-й Кадашёвский переулок, 7/9с1

Метро: Новокузнецкая

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Профессиональная работа с оргтехникой
Сканирование, копирование и печать документов любых форматов (А3, А4, А6) на разных типах бумаги (плотность 80-300 г/м², глянцевая, матовая, калька, самоклеящаяся пленка) и типах носителей (открытки, конверты, наклейки)
Взаимодействие с системным администратором по вопросам поддержания бесперебойной работы оргтехники
✔ Цифровая обработка файлов
Форматирование нестандартных документов, распознавание и конвертация сканированных материалов в текстовые форматы
Составление описей объемных документов
Экспертная работа с PDF-файлами (Adobe Acrobat и аналоги): объединение/разделение файлов, оптимизация размера и качества • конвертация форматов, нумерация страниц, создание закладок • редактирование текста/изображений/метаданных • сравнение версий, комментирование и рецензирование • распознавание текста с последующей вычиткой • настройка защиты: пароли, разрешения, электронные подписи
MS Office: Word (форматирование, рецензирование, сравнение и т.д.), Excel (составление таблиц и графиков, работа с формулами и т.д.), PowerPoint (основные навыки работы с программой)
✔ Документооборот и делопроизводство
Прием, регистрация и маршрутизация входящей документации
Подготовка документов к подписанию руководством
Прошивка и брошюровка документов
Организация систематизированного хранения и работа с архивом
Контроль сроков хранения и соблюдение процедур уничтожения документов
✔ Административная поддержка
Прием, фиксация, распределение телефонных звонков
Организация онлайн-встреч (ВКС/zoom/teams и др.): ссылки, доступы, подключение, техническое сопровождение (ноутбук, проектор, видеокамера и др.)
Работа с почтовыми и курьерскими службами. Оформление писем и посылок в соответствии с установленными требованиями. Отправка, прием, распределение корреспонденции
Исполнение поручений: почта (получение и отправка корреспонденции), банк (оплата госпошлин, внесение сумм на депозит), нотариус (оформление/заверение документов)
Календарь корпоративный: бронирование переговорных комнат, мероприятия и совещания, выходные и праздничные дни, отпуска и дни рождения сотрудников
Прием и распределение доставок
✔ Управление офисным пространством
Контроль остатков и пополнение запасов: вода, кофе, чай, молоко, канцелярские товары, лекарственные препараты, бытовая химия
Поддержание чистоты и порядка, координация работы клининговых и инженерных служб
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками: контроль качества купленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ
Поиск и сравнение предложений на товары и услуги
✔ Сопровождение деловых встреч
Встреча гостей и сопровождение переговоров: создание атмосферы гостеприимства, организация парковки, оперативная распечатка документов, подключение трансляции презентаций на проектор,
Подготовка переговорных комнат: поддержание чистоты и порядка, обеспечение материалами, сервировка (вода, фрукты, конфеты), ароматизация помещений
✔ Event-менеджмент
Участие в организации корпоративных мероприятий и праздничных событий: заказ кейтеринга, сервировка, украшение офиса (профессиональные праздники, 8 марта, 23 февраля и др.)
Новый год: украшение офиса, координация доставки корпоративных подарков, подготовка подарков к отправке: распечатка наклеек и вкладышей, упаковка
Дни рождения сотрудников: поздравление в корпоративном чате (подготовка текста, размещение), покупка подарка/цветов, оформление корпоративной открытки
✔ Административная поддержка руководства
Управление временем: координация встреч, актуализация календаря, согласование временных слотов, уведомления о дедлайнах
Выполнение персональных поручений: бронирование ресторанов для деловых встреч, покупка цветов/подарков, организация доставки и сервировка обеда/ужина
✔ Travel-менеджмент
Комплексное планирование командировок в соответствии с деловой повесткой
Оформление авиа/ж.д. билетов, отелей, организация трансферов и аренды автомобилей
Визовая поддержка и оформление необходимых документов