Помощник/ассистент руководителя

Подготовка и заполнение договоров (внесение данных, реквизитов).

Сбор и хранение оригиналов договоров, сканирование и систематизация.

Сбор и контроль закрывающих документов и актов, запрос недостающих.

Заполнение форм, подготовка документов по запросам руководителя и структур компании.

Загрузка документов на тендерные площадки, подготовка пакетов для СРО и служб безопасности заказчиков.

Размещение вакансий, поиск исполнителей на профильных сайтах.

Составление и ведение таблиц, табелей, реестров.

Работа с электронной почтой: просмотр, распределение писем, пересылка нужным адресатам.

Ведение деловой переписки по общим вопросам.

Организация закупок для офиса (канцтовары, картриджи, вода).

Приём и отправка корреспонденции (почта, курьерские службы).

Заполнение табелей рабочего времени офисных сотрудников, составление графиков отпусков.

Выполнение поручений руководителя.

Взаимодействие с контрагентами и поставщиками: организация встреч, переговоров, планирование времени.

Протоколирование встреч и совещаний.

Сбор и ведение баз данных исполнителей и партнёров.

Организация встреч руководителя, контроль за поручениями.

Ведение и актуализация списка задач (to-do list).

Работа в CRM на базовом уровне.

Самостоятельно находить способы выполнения задач в рамках поставленных целей и ресурсов.

Готовить предложения по оптимизации процессов и улучшению работы офиса.

Принимать оперативные решения в рамках своей зоны ответственности.

Опыт работы ассистентом, секретарём или офис-менеджером будет преимуществом.

Навыки ведения документооборота и деловой переписки.

Уверенное владение ПК, знание Excel и Word, базовые навыки работы в CRM.

Грамотная устная и письменная речь.

Ответственность, внимательность к деталям, умение работать с большим количеством информации.

Организованность, стрессоустойчивость, умение планировать время.

Умение анализировать.

Работа в стабильной компании в сфере инженерных систем.

Полная занятость, оформление по ТК РФ.

Современный офис, дружная команда.

График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.