Секретарь/Помощник руководителя

• Прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции, звонков и посетителей
• Ведение деловой переписки, отправка почтовой корреспонденции, составление писем, организация согласования документов в ЭДО;
• Организация собраний/встреч/звонков и составление протоколов по проведенным встречам, коммуникация по принятым решениям, мониторинг их выполнения;
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, воды, управление складом, закупки по просьбам сотрудников и руководителя;
• Организация командировок сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, трансфера (по необходимости);
• Ведение документооборота, заведение заявок на оплату счетов, документальное сопровождение договоров по АХО;
• Взаимодействие с курьерскими службами;
• Взаимодействие с управляющей компанией БЦ, ИТ-специалистом и пр. (для решения текущих задач, возникающих технических вопросов, вызова специалиста, оформления заявок и пр.);
• Осуществление сбора необходимой информации по работе и конкретным задачам, подготовка отчётов по запросу руководителя;
• Ведение календаря руководителя;
• Контроль выполнения подчиненными поручений руководителя
• Взаимодействие с арендодателем, вызов сантехника, электрика, организация мелкого ремонта, организация ремонта офисной техники.
• Организация корпоративных мероприятий и внутренних праздников компании, украшение офиса к новому году и другим праздникам, закупки.
• Отслеживание и ведение графика встреч руководства компании;
• Ознакомление руководства структурных подразделений и персонала компании с распоряжениями и приказами руководства;
• Обеспечение информационной взаимосвязи между руководством и структурными подразделениями;
• Прием и распределение звонков, доведение информации в случае отсутствия руководства на месте.

2. Документооборот:

• Ведение документооборота со всеми действующими контрагентами по административно-хозяйственным вопросам (договора, счета, с/ф, акты, отслеживание выполненных работ, своевременные оплаты, решение конфликтных ситуаций).

3. Организация и оформление командировок:

• Поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц;
• Подготовка полного пакета документов для передачи отчетности в бухгалтерию.

Требования:

• Опыт работы в указанной должности от 1 года;
• Уверенный пользователь компьютера, интернет-ресурсами, MS Office;
• Доброжелательность, грамотная речь, знание делового этикета, аккуратный внешний вид;
• Знание требований и правил ведения делопроизводства.

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• График работы пн.-пт. 09.00-18.00, сб., вс. – выходной;
• Зарплата в месяц 100000 руб. на руки;
• Место работы : офис рядом с м. Авиамоторная, Лефортово в пешей доступности