Офис-менеджер

Обязанности:

1. Ежедневный просмотр электронной почты, отправка/регистрация электронных писем;
2. Прием/регистрация/оформление исходящей и входящей корреспонденции , оформление почтовых реестров на сайте АО Почта России, контроль возврата и хранение почтовых реестров, контроль за наличием положительного баланса в личных кабинетах на сайте АО Почта России, оформление счетов и заявок для финансового отдела на пополнение счета;
3. Передача писем на подписание руководством, контроль возврата и дальнейшего прохождения документов (сканирование, прикрепление документов в программе (по необходимости)), обеспечение сохранности документов до передачи их по подведомственности (исполнителю / контрагенту);
4. Хранение и архивация бумажных документов (приказов, писем, доверенностей и пр.)
5. Подготовка простых письменных доверенностей по типовой форме;
6. Оформление приказов (например, инвентаризация, о режиме работы и пр.);
7. Прием и переадресация входящих звонков;
8. Бронирование жилья, билетов;
9. Организация совещаний, оповещение участников;
10. Обеспечение жизнедеятельности компании ( заказ канцелярии и воды);
11. Сбор заявок по спецодежде от исполнителей, составление исходящих заявок контрагенту;
12. Организация / участие в организации корпоративных мероприятий;
13. Контроль процесса и качества уборки в офисе; контроль за состоянием офиса (например, связаться с организацией по ремонту кулера, регулировке окон, охранной организацией по различным ведомственным вопросам и т.п.)
14. Выполнение поручений руководителя (поиск информации, мониторинг цен, сравнение поставщиков, запрос смет, размещение объявлений и пр.).

Требования:

• высшее образование;
• желателен опыт работы;
• внимательность, ответственность и обучаемость;
• умение работать в режиме многозадачности;
• коммуникабельность, исполнительность, инициативность

Условия:

• трудоустройство согласно ТК РФ;
• режим работы пн-пт с 9:00 до 17:30 (выходные: суббота, воскресенье);
• место работы: Свердловский тракт 3Л