Офис-менеджер

Откуда мы пришли? Кто мы? Куда мы идём?

Привет, давай знакомиться. Меня зовут Алексей Левин, я основатель Студии Ruvision. Мы с нашей командой верим, что даже в этом промышленном регионе можно нести красоту и эстетику в мир, благодаря нашим проектам.

С 2011 года мы снимаем коммерческое видео для компаний региона и России: презентационные и имиджевые фильмы, рекламные и вирусные ролики, телепроекты и YouTube-шоу. За эти годы мы стали одной из крупнейших продакшн-студий в регионе и реализовали более 800 проектов. Нашими проектами гордятся компании, наши проекты приводят в пример конкуренты. Так же создаём стильную 3D-графику под брендом Winpix.

Мы фанатики своего дела, и как бы это громко не звучало, стремимся отходить от шаблонов и прыгать выше головы. Честно, получается не всегда, но очень стараемся.

Кого мы ищем?

Сейчас мы ищем офис-менеджера — человека, который помимо своих профессиональных навыков станет ещё и душой нашей компании. Человека, с нашим подходом и ценностями, готового браться за что-то впервые и стремящегося постоянно улучшать процесс и результат, у которого всё по полочкам и по уму. Работа, честно скажу, непростая, но дико интересная.

Дальше будет много официозных терминов и куча заумных слов, которые мы не любим, но без них в тексте вакансии никуда.

Преимущества работы с нами:

• надежная (14 лет на рынке) растущая компания, занимающая одну из лидирующих позиций на Южном Урале;

• причастность к нестандартными и масштабными проектами для крупнейших компаний региона и страны. Мы уже поработали с такими компаниями как Сбер, Кинопоиск, Т-банк, Яндекс Go, Яндекс Еда, Авиасейлс, КХЛ, Hansa, Газпром, ВТБ, Банк Уралсиб, Winline, Фонбет, PARI, Триколор, Duracell, TEDx, НТВ, РБК, Норильский Никель, Пятёрочка, Транснефть, ХК Трактор, ХК Спартак, Audi, Volvo, Volkswagen, Ариант, Роскар, LAVR, ОМК, ЧТПЗ, Оптик Центр и многими другими;

• перспективы карьерного роста, прохождение онлайн-курсов и посещение образовательных мероприятий бесплатно или с частичным софинансированием со стороны работодателя;

• надежный работодатель с комфортными условиями труда: пятидневная рабочая неделя с 10:00 до 18:00 часов в креативном и ярком офисе по адресу ул. Северная 56А (район Тополиной алеи);

• своевременная, рыночная заработная плата 40 000, выплаты 2 раза в месяц (15 и 30 числа ежемесячно);

• адекватное и вменяемое (до 35 лет) руководство;

Требования к кандидату на должность:

• опыт работы на должности офис-менеджера от 1 года;

• умение выстраивать личный контакт и эмпатию, четко излагать свои мысли;

• коммуникабельность и умение договариваться даже в самых сложных ситуациях;

• умение расставлять приоритеты при работе с большим объемом информации и неопределенностью, пунктуальность, внимательность, педантичность и скрупулезность;

• хозяйственность и аккуратность;

• уверенный уровень пользования ПК и оргтехники;

• знание офисного пакета Google Документы, Google Таблицы;

• приветствуются навыки работы в CRM Битрикс 24 или аналогичных системах.

Должностные обязанности:

• Приём, обработка, распределение входящих звонков, контроль входящей корреспонденции (почта, электронная почта) и её распределение по адресатам;

• Отправка и получение заказных писем, почтовых отправлений, посылок Почтой России и курьерскими службами (CDEK, DPD, Деловые линии и т.п.);

• Учёт графика присутствия сотрудников на рабочих местах, формирование и ведение графиков отпусков, отгулов, больничных, командировок;

• Работа с интернет-ресурсами HH.ru и аналогичными в части размещения вакансий, открытия доступа к базе резюме, контроля откликов и их дальнейшей передачи ответственным сотрудникам;

• Обеспечение функционирования офиса: контроль за своевременностью оплаты услуг интернет-провайдеров, телефонии, клининга, заказ воды, заправка картриджей, закупка расходных материалов (канцтовары, чай/кофе/печеньки, чистящие средства, предметы личной гигиены), изготовление ключей для новых сотрудников);

• Обеспечение ежедневной чистоты и порядка в офисе и на рабочих местах: влажная уборка, вынос мусора, мытьё кружек, наведение порядка, раз в месяц генеральная уборка.

• Встреча и сопровождение гостей офиса (создание комфортной атмосферы, помощь в ориентировании, организация кофе/чая при необходимости).

• Организация командировок сотрудников: приобретение авиабилетов, заказ такси, бронирование гостиниц, оформление пропусков на мероприятия и выставки;

• Заказ обедов для команды в офис и на съёмочную площадку при необходимости;

• Организация встреч и приёма посетителей на территории офиса;

• Организация праздников и других корпоративных мероприятий; учёт дней рождений сотрудников, клиентов и партнёров, планирование и закупка подарков;

• Поддержание в чистоте корпоративной брендированной одежды (жилеты, футболки, кепки);

• Выполнение прочих служебных и бытовых поручений;

• Составление отчётности в рамках профессиональной деятельности.

Спасибо вам за интерес и доверие. Для перехода к дальнейшему обсуждению вакансии в обязательном сопроводительном письме в нескольких предложениях расскажите о своём опыте и выполняемых задачах. Для нас очень важно найти очень внимательного скрупулезного человека, поэтому, если вы дочитали до этого места, то в сопроводительном письме укажите кодовое слово “я сама внимательность”. Это позволит понять, что вы точно наш человек)

Ждём вас в команду Ruvision.