Делопроизводитель

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

разработка и наполнение шаблонов документов/бланков в SharePoint и системе электронного документооборота (СЭД);
разработка проектов приказов, протоколов, служебных записок и отчетов на русском и английском языках;
организация сбора подписей на листах согласования и ознакомления;
рассылка внутренних документов на ознакомление и исполнение по холдингу и дочерним компаниям;
ведение журнала регистрации внутренних документов в Excel на платформе SharePoint;
контроль исполнительской дисциплины по внутренним документам: ежедневные обзвоны, отправка отчетов по электронной почте, подготовка ежемесячных отчетов для совещаний;
корректорская правка исходящих писем и внутренних документов, согласование документов;
работа с архивом холдинга: подготовка описей дел для передачи в архив, прием и передача документов за истекший год, организация передачи документов от представительств и дочерних компаний;
внесение изменений в локальные нормативные акты (ЛНА): проекты приказов, инструкции по делопроизводству, положения по архиву и электронному документообороту (ЭК), номенклатура дел.

Требования:

образование по специальности «Документоведение и архивоведение» или по направлению «Документоведение»;
контроль правильности оформления документов, соблюдение стандартов и нормативов, мониторинг эффективности документооборота и предложения по его оптимизации;
знание стандартов оформления документов, правил регистрации входящей и исходящей документации, системы классификации документов, видов документов и правильного составления их проектов;
владение ГОСТами по делопроизводству, требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов, правилами создания бланков и особенностями оформления конфиденциальных документов с грифом КТ;
знание сроков исполнения документов, видов деловых писем, структуры официальных документов, правил оформления докладных и служебных записок;
организационные знания о структуре организации, взаимодействии подразделений, порядке согласования документов, методах контроля сроков, системе отчетности и ведении журналов регистрации;
навыки составления, редактирования, согласования и утверждения документов; регистрация и индексация документов;
владение офисными пакетами (MS Office), опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД), базами данных и облачными хранилищами; навыки работы с системами защиты информации; умение систематизировать документы;
умение передавать документы согласно резолюциям руководства, оформлять регистрационные карточки, вести картотеку учета прохождения документов, создавать электронные базы данных и контролировать исполнение поручений;
навыки создания справочного аппарата по документам и организации быстрого поиска информации;
обеспечение конфиденциальности служебной информации, проведение инструктажей для сотрудников, участие в проверках документации и подготовка материалов для проверок.