Офис-менеджер

Специалист должен знать:

- принципы оформления служебных командировок, внутренние политики и регламенты Общества, касающиеся travel-поддержки;

-порядок ведения календаря в Outlook, организации встреч;

-стандарты ведения документооборота, в том числе электронного;

-Microsoft Office; 1С «Предприятие»;

-правила пользования ПК и оргтехникой;

-правила делового общения и делового стиля одежды;

-офисное гостеприимство.

Задачи и Должностные обязанности:

- Административная поддержка сотрудников;

- Оформление служебных командировок взаимодействие с бухгалтерией и кадрами (авансовые отчеты, заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка, заказ такси, представительские расходы) в соответствии с внутренними политиками и регламентами Общества;

- Контроль соблюдения лимитов по поездкам;

- Составление отчетности и отправка по ЭДО;

- Ведение документооборота (прием, регистрация и распределение входящей/исходящей документации, служебных записок, приказов, протоколов), ЭДО и д.р.;

- Ответы на входящие телефонные звонки;

- Отправка почтовых отправлений и посылок, забор почты, взаимодействие с курьерскими, почтовыми службами;

- Участие в организации проведения совещаний и других внутренних мероприятий;

- Организация подписания и визирования документов;

- Распределение входящих писем с общей корпоративной электронной почты;

- Оформление временных пропусков для посетителей;

- Встреча посетителей, офисное гостеприимство (предложение чая, кофе, воды гостям);

- Участие в проектах Управления по административным вопросам;

- Заказ канцелярии, воды, мебели в офис и др.;

- Ведение всех ежемесячных платежей за интернет, телефонию, ТСЖ и др.., своевременная подача показаний в коммунальные службы.