Делопроизводитель с обязанностями офис-менеджера

Мы ищем ответственного и внимательного к деталям специалиста для работы в офисе нашей компании. Основная обязанность заключается в ведении документооборота и выполнении административных задач. Мы ценим сотрудников, готовых к монотонной работе с документами и способных поддерживать порядок в документообороте.

Обязанности:

• Организация и ведение делопроизводства:
  • Обеспечение правильного хранения и учета всех видов документации.
  • Создание проектов приказов, распоряжений, инструкций и положений.
  • Составление писем, запросов, уведомлений и других официальных обращений к контрагентам, государственным органам и другим внешним организациям.
  • Оформление договоров, контрактов и соглашений с партнерами.
  • Подготовка отчетов для предоставления руководству и контролирующим органам.
  • Организация документооборота (входящие/исходящие/внутренние документы).
  • Взаимодействие с бухгалтерией: помощь в подготовке финансовых документов, актов сверки и других необходимых бумаг.
  • Взаимодействие с отделом кадров: участие в оформлении трудовых договоров, приказов и отчетности.
  • Регистрация входящей и исходящей документации в соответствующих журналах учета.
  • Обеспечение соблюдения сроков исполнения.
• Административная поддержка:
  • Организация вызовов курьерской службы для доставки документов и материалов.
  • Организация заказа обедов для сотрудников у поставщика, с которым у компании заключен договор.
  • Закупка канцелярии у поставщика «Комус», контроль за наличием запасов.
• Архивирование и отчетность:
  • Архивация документов в соответствии с установленными правилами.
  • Участие в создании и актуализации внутренней нормативной базы и регламентов.
• Дополнительные задачи:
  • Выполнение различных административных поручений руководства.
  • Оказание помощи другим отделам при необходимости.
  • Тревел-сопровождение (при необходимости): организация поездок, включая бронирование железнодорожных и авиационных билетов, а также гостиниц.
  • Обработка входящих звонков: прием телефонных звонков, предоставление необходимой информации, переадресация вызовов соответствующим сотрудникам или подразделениям компании.

• Образование: среднее профессиональное образование (желательно по специальности «Документоведение», «Архивоведение» или смежным направлениям).
• Опыт работы: предпочтителен опыт работы в сфере делопроизводства или административной деятельности от 1 года.
• Навыки работы с офисной техникой и компьютером, включая электронную почту (Outlook, Яндекс.Почта), текстовые редакторы (MS Word, Google Docs, Яндекс.Документы), табличные редакторы (MS Excel, Google Sheets, Яндекс.Таблицы), программы для работы с PDF (Adobe Acrobat, ContentReader), системы электронного документооборота, использование календарей (Google Calendar, Яндекс.Календарь) для планирования и организации задач, а также организация онлайн встреч с помощью платформ, таких как Google Meet и Яндекс.Телемост.
• Стандарты оформления документов (реквизиты, структуру, виды).
• Грамотный подход к работе с документами, внимание к деталям.
• Способность выдерживать монотонную работу с документами без потери качества.
• Способность эффективно организовывать работу и соблюдать сроки выполнения задач.
• Высокий уровень ответственности и аккуратности.
• Коммуникабельность, умение выстраивать отношения внутри коллектива.
• Быстрая обучаемость и готовность к освоению новых процессов.
• Стрессоустойчивость, способность справляться с многозадачностью.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Полностью официальная («белая») заработная плата.
• График работы: 5/2, с 10:00 до 18:00.
• Возможность удаленной работы несколько дней в неделю по согласованию с руководством.
• Слаженный молодой коллектив и уютная рабочая атмосфера.
• Бесплатные обеды для сотрудников.