Секретарь на ресепшен – администратор офиса

Москва, Калужско-Рижская линия, метро Калужская

Метро: Беляево

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Приём и диспетчеризация поступающих телефонных звонков, фиксация и передача сообщений исполнителям о поступивших звонках;
Приём, обработка и контроль сообщений электронной почты;
Ведение документооборота: входящая (включая электронную почту), исходящая корреспонденция, служебные записки, приказы по основной деятельности в электронном виде и на бумажных носителях. Регистрация, учет, ведение реестров, составление сопроводительных писем, сканирование и копирование, брошюровка и архивирование внутреннего документооборота;
Заказ пропусков в офис для посетителей и автотранспорта;
Организация отправки и получения корреспонденции в почтовых отделениях Почты России (в том числе работа с личным кабинетом) и посредством курьерских компаний (КСЕ, Достависта);
Приём посетителей, подготовка переговорной комнаты для проведения встречи;
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, воды, мебели и иного офисного оборудования. Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. Обеспечение порядка и чистоты в офисе, контроль клининга;
Сопровождение мелкого ремонта офисных помещений, обслуживания и ремонта кулеров, кофе машин, кондиционеров, и прочих бытовых приборов;
Сопровождение договоров аренды помещений, курьерских услуг, корпоративной связи и иных договоров в рамках административно – хозяйственной деятельности в части своевременной оплаты оказанных услуг/поставленных товаров и контроля закрытия актами/товарными накладными;
Организация чая/кофе, сопровождение корпоративных мероприятий;
Поддержка переездов во вновь арендуемые офисы;
Заказ сувенирной, полиграфической и печатной продукции (визитки, листовки, брошюры).