Офис-менеджер / Секретарь

В стабильную компанию требуется: офис-менеджер/секретарь.

Цель роли

Эффективное администрирование офиса, координация документооборота и коммуникаций, обеспечение комфорта и продуктивной атмосферы для сотрудников и гостей.

Основные обязанности

Поддержка офиса

• Встреча и консультирование гостей по возникающим вопросам
• Слежение за исправностью офисного оборудования
• Контроль чистоты в офисе (включая поддержание порядка на кухне, посудомоечная машина, кофемашина)
• Контроль за комфортом в офисе (заказ воды, кофе, чая, канцелярии и других офисных товаров)
• Взаимодействие с ресурсоснабжающими организациями (управляющая, клининговая компании, включая составление актов по результатам оказанных услуг)

Документооборот и переписка

• Написание и оформление писем, рассылка контрагентам
• Заполнение и контроль оформления договоров, взаимодействие с контрагентами на предмет обмена оригиналами документов
• Заполнение анкет, установленных форм документов
• Сбор документов по запросам
• Раскладка договоров и иных документов по папкам
• Архивирование документов (бумажный и электронный архив)
• Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции (бумажный и электронный реестр)
• Разбор входящей почты (внесение в реестр, сканирование)
• Сбор почты на отправку, отправка/получение почты
• Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю
• Передача документов между офисами
• Составление описей документов
• Составление авансовых отчетов

Внешний документооборот

• Разбор входящей почты (регистрация, сканирование)
• Сбор и отправка/получение почты
• Ведение реестров внешней корреспонденции (бумажный и электронный реестр)
• Работа с курьерскими службами
• Местные командировки (Москва, М.О.)

Организационная поддержка

• Закупка билетов и бронирование гостиниц для сотрудников и руководства
• Оформление виз
• Организация командировок и поездок
• Закупка канцелярских товаров, воды, продуктов для офиса в т.ч. через специализированные сервисы
• Контроль за чистотой в офисе (включая заказы воды и других ресурсов)

Дополнительный функционал

• Заключение и ведение договоров ДМС
• Ведение и организация визового оформления
• Централизованный приём и обработка всех административных и организационных запросов сотрудников
• Информирование сотрудников о важных документах и событиях

Требования

Профессиональные навыки:

• Уверенный пользователь ПК (MS Outlook, Excel, Word, CRM, облачные хранилища)
• Знание электронного документооборота
• Навыки работы с оргтехникой (сканеры, принтеры, МФУ)

Soft Skills:

• Многозадачность
• Грамотная устная и письменная коммуникация
• Инициативность и гибкость
• Организованность и ответственность

Опыт работы:

• От 1 года в аналогичной должности

Критерии эффективности

• Скорость и точность обработки документации: своевременное внесение документов, минимальное количество ошибок при регистрации и архивировании.
• Своевременность коммуникаций: оперативность ответа на звонки и корреспонденцию, эффективная работа с курьерами.
• Эффективность организационной поддержки: качество организации поездок, командировок и визовых процессов.
• Инициативность и оптимизация процессов: количество и результативность предложений по улучшению работы.
• Эффективность командного взаимодействия: качество и оперативность взаимодействия с коллегами, позитивная рабочая атмосфера.

Условия

• Официальное оформление по ТК РФ
• Комфортный офис с собственной парковкой
• Периодические корпоративные мероприятия (3 раза в год) по России и за рубежом
• Добровольное медицинское страхование (ДМС)
• Профессиональное обучение и возможности карьерного роста

Ключевые навыки

• MS Outlook
• Excel
• Word
• Электронный документооборот
• Работа с оргтехникой
• Организованность и многозадачность
• Коммуникабельность и инициативность