Офис-менеджер

Обязанности:

• Организация работы приемной (встреча гостей, чай/кофе);
• Заказ канцтоваров, расходных материалов, иных установленных товарно-материальных ценностей, используемых в деятельности компании (прием, учет, передача, хранение);
• Обеспечение административно – распорядительной деятельности компании;
• Обработка и структурирование входящей/исходящей документации (письма, счета, распоряжения), передача в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю;
• Делопроизводство, умение работать с офисной техникой;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы компании;
• Организация проведения телефонных переговоров;
• Составление писем, запросов, иных документов, подготовка исходящих писем (ответов) по поручению руководителя либо в рамках своих компетенций;
• Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
• Контроль за исполнением сотрудниками подразделения приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручения руководителя;
• Ведение регистрационных журналов подразделений;
• Обеспечение рабочих мест сотрудникам подразделений необходимыми, канцелярскими принадлежностями;
• Реализация документооборота компании. Ведение учета, регистрации, хранения входящей/исходящей корреспонденции, подготовка номенклатуры дел подразделений, формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение сохранности дел, архивация в установленные сроки, непосредственное участие в работе экспертной комиссии при работе с документами;
• Выполнение поручений непосредственного руководителя и руководства Общества;
• Качественное и своевременное выполнение поручений, задач, поставленных в системе постановки и контроля исполнения задач «Битрикс 24»;
• Работа в электронной системе заявок «Окдеск» (взаимодействие с контрагентами: регистрация, ведение учетной записи, обеспечение технической поддержки);
• Административное обеспечение деловых поездок: заказ билетов, бронирование номеров гостиниц. Оформление загранпаспортов и виз для зарубежных поездок.

Требования:

Образование: Высшее / неоконченное высшее

Опыт работы: Общий: от года

- офис менеджер в офисе, секретарь

- ведение исх./ вх. документации

Ответственность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности и систематизировать большой объем данных; знание документооборота

Владение Microsoft office, уверенный пользователь ПК

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00/с 10:00 до 19:00