Офис-Менеджер/секретарь на ресепшен в офис

В крупную косметическую компанию (профессиональная косметика для салонов красоты) требуется секретарь на ресепшн/ офис-менеджер

Обязанности:

• Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

  Исходя из этого, офис-менеджер:

  Выполняет функции секретаря Компании:

  - Документационное обеспечение.

  - Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

  - Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

  - Работа с входящей корреспонденцией- приём, , передача адресату ;

  -Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

  - Работа с исходящей корреспонденцией (письма): передача, оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

  - Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

  - Обслуживание оргтехники: поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.

  - Работа с оргтехникой( печать служебных материалов, выполнение копировально-множительных работ);

  -Печать раздаточных материалов (расписание семинаров, прайсы, сертификаты);

• Подготовка списков слушателей семинаров (печать дипломов для косметологов);

• - Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

  - Работа с заявками и претензиями;

  - Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.

• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками;

  - Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

  - Организация встречи посетителей и гостей Компании, заказ пропусков, чай/кофе;

  - Оформление командировок (заказ билетов и бронирование гостиниц), подготовка отчета для Бухгалтерии

Требования:

Отличное владение ПК (знание программ: Word, Excel);

-Умение работать с оргтехникой;

-Грамотная устная и письменная речь;

- Знание делового этикета, коммуникабельность, доброжелательность, ответственность, стрессоустойчивость, исполнительность, умение работать в режиме многозадачности

Условия:

-График 5/2 c 09:00 до 17:00, выходные суббота, воскресенье

-Испытательный срок 2 месяца

-Официальное оформление по ТК РФ;

-Оплачиваемый отпуск и больничный.

-Скидки на продукцию компании

-Скидка в салоне красоты

-Корпоративное обучение