Офис-менеджер

Вакансия компании: ООО "Медиа-Сервис"

Компания «Медиа-Сервис» – медиа-агентство. Бренд «ЛюдиPeople». Делаем газеты, журналы, книги, digital-проекты, годовые отчеты для крупных компаний. Порядка 20–25 постоянных клиентов, входящих в топ 100 отечественных компаний.

- 18 лет на рынке,

- более 40 сотрудников,

- 79 отраслевых наград,

- более 100 реализованных проектов.

Клиенты - топ 100 отечественных компаний.

Условия:

• График работы: полный рабочий день.
• Достойный уровень заработной платы.
• Комфортное рабочее место в офисе компании.
• Зарплата по результат собеседования.

Требования:

• высшее образование;
• уверенный пользователь ПК, MC Office;
• опыт ведение деловой переписки, подготовки управленческой отчетности;
• опыт работы с аналогичным функционалом от 3 лет;
• личные качества: аналитический склад ума, неконфликтность, обучаемость, ответственность;
• опыт работы в издательствах (обязательно)
• опыт работы в административной сфере приветствуется.

Обязанности:

• Секретариат:

- ведение, контроль и учет бумажного документооборота;

- прием и отправка документации (работа с курьерскими службами и Почтой России);

-обработка входящих звонков

- ведение календаря (реестра) значимых дат клиентов компании (дни рождения руководителей, менеджеров клиентов, профессиональных праздников, праздников, юбилеев клиентских компании и т.д.). , подготовка подарков;

- участие в собраниях, планерках и совещаниях. При необходимости – постановка задачи , внесение событий в календари сотрудников и компании.

- помощь в организации внутрикорпоративных мероприятий.

- выполнение поручений Генерального директора компании.

- обеспечение жизнедеятельности офиса (покупка канцтоваров , продуктов и тд)

- организация бизнес-поездок сотрудников (покупка билетов, бронирование гостиниц)

• Производственный блок:

- координация редакторских задач с подрядчиками по переводам, расшифровкам. Анализ, поиск и разумная ротация данных подрядчиков;

- анализ рынка типографских услуг и служб логистики и доставки;

- расчет стоимости полиграфических услуг и доставки печатной продукции во взаимодействии с производственным блоком и службой продаж (в рамках подготовки КП, тендерных предложений;,

- подготовка предложений в рамках изменений текущих параметров полиграфических проектов;

- контроль и координация производства полиграфической продукции;

- контроль и координация доставки тиражной продукции;

- выполнение задач по сохранению и формированию архива материалов изданий;

- ведение, систематизация и администрирование архива проектов компании (печатные/электронные издания).

- выполнение поручений генерального директора компании.

• Оперативная полиграфия, сувенирная/подарочная продукция
  - полноцветная печать малотиражных отчетов, презентаций, поздравительных открыток и т.п.
  - поиск и закупка товаров, необходимых для проведения конкурсов, организуемых клиентами.
• Оформление и отправка обязательных экземпляров изданий в РГБ и Минцифры.