Специалист отдела делопроизводства - помощник руководителя

ООО «ВБ-Сервис» - компания с именем и репутацией, которая имеет двадцатипятилетний результат работы большой команды людей, объединённых общими ценностями и идеалами. Мы высоко ценим профессионализм, ответственность и серьёзно подходим к подбору кадров. ООО «ВБ-Сервис» представляет собой коллектив единомышленников, несмотря на то, что у нас работают люди разных возрастов и профессий. Большое внимание мы уделяем обучению работников, повышению уровня их квалификации, поэтому обеспечиваем персоналу стабильный рост и реализацию по профессии, поддержку со стороны коллектива, а также полный социальный пакет.

Если Вы готовы стать частью нашей команды, имеете релевантный опыт работы, соответствующие навыки и желаете получать достойную заработную плату, просим внимательно ознакомиться с требованиями в вакансии, и, в случае соответствия предъявляемым требованиям, откликнуться своим резюме.

Обязанности:

• Документационное и информационно-справочное обеспечение деятельности Общества, ведение делопроизводства;
• Обеспечение учета и хранения входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в системе электронного документооборота – 1С.
• Прием документов на подпись генеральному директору.
• Осуществление контроля за оформлением (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
• Соблюдение правил оформления и сроков подготовки документов.
• Сбор документов, материалов, необходимых для работы генеральному директору. Помощь в подготовке презентаций.
• Информирование генерального директора о состоянии исполнения дел, взятых на контроль.
• Поддержание в надлежащем состоянии приемной генерального директора.
• Организация проведения телефонных переговоров, включая конференц-связь, генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания.
• Подготовка совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения).
• Протоколирование встреч и совещаний.
• Ведение календаря генерального директора.
• Ведение и учет представительских расходов, исполнение личных поручений генерального директора.
• Travel-поддержка генерального директора и администрации (покупка авиа и ж/д билетов, бронирование отелей, трансфер).
• Контроль за сохранностью документов в приемной генерального директора.
• Организация работы по приему генеральным директором посетителей.
• Подготовка дел, хранящихся в приемной, к сдаче в архив и их предархивная обработка.
• Обеспечение рабочего места генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора.
• Работа с АО «Почта России»: подготовка и отправка заказных писем с использованием специализированной программы, контроль за доставкой исходящей корреспонденции адресату.

• Образование высшее.
• Опыт работы в должности «Офис-менеджер», «Помощник руководителя» не менее 3 лет.
• Обязательное знание и умение работать в 1С Предприятие 8 КОРП – Документооборот.
• Знание ПК, уверенный пользователь пакета офисных программ, Microcoft Outlook.
• Умение грамотно и чётко составлять официально-деловые письма.
• Подготовка корпоративных мероприятий, встреч.
• Сохранение конфиденциальности полученной в ходе работы информации.

• Соблюдение правил делового общения, норм служебного этикета, служебной субординации.

• Обязательно хорошее знание русского языка, правил орфографии и пунктуации.
• Кандидат проходит тестирование на знание программы 1С -Документооборот и умение работать в ней.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ
• Место работы: метро «Москва-Сити», ул. Пресненская наб., д.10, стр.1.
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00.
• Заработная плата от 115 000 до 150 000 рублей (обсуждается при собеседовании).
• Предоставляется корпоративная мобильная связь.
• Социальный пакет (ДМС с включением стоматологии после 1 года работы, премирование по итогам календарного года).