Офис-менеджер (Секретарь)

Москва, Малая Пироговская улица, 5

Метро: Фрунзенская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием и распределение входящих звонков, оперативное информирование сотрудников;
ведение электронной почты Организации: ответы на обращения, направление запросов в соответствующие отделы;
ведение внутренней документации офиса, регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
контроль отправки документов, посылок и других материалов (включая формирование карточек получателей);
получение корреспонденции организации в почтовом отделении;
организация и осуществление массовых почтовых рассылок (печатных материалов), включая подготовку и актуализацию баз данных, оформление писем, отслеживание доставки;
обслуживание офиса: заказ и обеспечение сотрудников канцелярскими товарами, осуществление взаимодействия с курьерскими службами, логистическими компаниями, поставщиками воды, прочие услуги;
координация взаимодействия с поставщиками услуг в рамках зоны ответственности секретаря: участие в подготовке и согласовании договоров, контроль за исполнением условий сотрудничества, организация своевременной оплаты счетов;
выполнение поручений руководства.

Требования:

Высшее образование;
знание делопроизводства и делового этикета;
уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта);
грамотная устная и письменная речь (знание немецкого языка на уровне не ниже B1 — приветствуется);
ответственность, внимательность, организованность;
умение работать в режиме многозадачности;
опыт работы в сфере административного управления или офис-менеджмента будет преимуществом.

Условия:

Офис в центре Москвы: Российско-немецкий дом в Москве, ул. Малая Пироговская, д. 5 (шаговая доступность от м. Фрунзенская, Спортивная);
приём на работу в соответствии с ТК РФ;
график работы: пн – пт, с 10:00 до 19:00.
КЛЮЧЕВЫЕ НАВЫКИ:
Административное управление;
Многозадачность;
Организаторские навыки;
Microsoft Office;
Работа в команде;
Деловая коммуникация;
Немецкий язык от В1.