Менеджер по документообороту (эксплуатация, подрядчики) /работе с подрядчиками в ТРЦ Город Лефортово

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение документооборота Отдела эксплуатации и офиса Торгово- развлекательного комплекса (200 тыс. кв. метров, 200 арендаторов): приём, регистрация, передача адресату, учет, обработка и хранение входящей и исходящей корреспонденции; приём телефонных звонков, и перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
Контроль и организация обеспечения ТРК канцелярскими товарами и расходными материалами;
Организация закупок в соответствии с регламентом, утвержденным в Организации; бюджетирование в рамках Отдела эксплуатации и контроль исполнения бюджета;
Организация совещаний Отдела эксплуатации, включая ведение протоколов; прием заявок на работы в ТРК от арендаторов, подрядчиков и согласование с Директором Торгово- развлекательного комплекса, Техническим Директором, Главным инженером,
Координация работы с подрядчиками, контрагентами и сервисными службами (компаниями), включая прием и передачу документов (счета, счета-фактуры, акты); координация работы с управляющей компанией по вопросам эксплуатации;
Организация рассылки счетов, закрывающих документов подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам (по коммунальным услугам) (по электронной почте и через ресепшн), написание информационных писем, претензий подрядчикам, контрагентам, сервисным службам (компаниям), арендаторам в части нарушения Правил ТРК,
Координация процесса подписания актов снятия показаний со счетчиков (включая арендаторов),
Работа с документами в электронной системе документооборота (регистрация писем, согласование документов по расходам, согласование договоров, дополнительных соглашений контрагентов)
Заведение счетов в электронную систему согласования платежей и контроль их исполнения;
Контроль сдачи экземпляров ключей от помещений арендаторов,
Проверка, подписание, сканирование и сортировка по папкам счетов, закрывающих документов, реестров и расшифровок коммунальных услуг;
Подготовка и передача по реестру инструкций по пожарной безопасности новым арендаторам;
Выполнение поручений Директора Торгово- развлекательного комплекса, Главного инженера.
Требования:
опыт работы на аналогичной позиции в крупном ТРЦ (от 150 тысяч кв. метров, от 100 арендаторов).
Отличные навыки работы с 1 С (ДО, БИТ Финанс - желательно),
Опыт работы с большим количеством документов (договоры, акты, счета и т.д.).
Условия:
Достойное вознаграждение;
ДМС со стоматологией.