Бизнес-ассистент / Секретарь / Помощник руководителя

Гектар Групп — инжиниринговая компания, которая уже 13 лет определяет, где и как можно строить безопасно. Мы проводим геодезические, геологические и экологические изыскания для объектов по всей России. Результаты исследований позволяют проектировщикам разработать качественную проектную документацию, а строителям – возвести безопасный объект точно в срок.

Мы выполняем разные виды работ: от лазерного сканирования аквариума в ТЦ в Москве до инженерных изысканий железной дороги на Дальнем Востоке. За 13 лет реализовали более 1000 проектов. Наша компания продолжает расти.

Мы сотрудничаем с известными компаниями – Ростех, Роскосмос, Газпромнефть, ПИК, Самолет Девелопмент, РЖД. Многие новые заказчики становятся постоянными. Руководство придерживается политики открытости: каждый член команды знает, что происходит внутри и может сам влиять на процессы.

Наш офис — светлое пространство с панорамными окнами, живыми растениями и зоной отдыха. Коллектив молодой (30–35 лет), открытый к диалогу, а руководство ценит инициативу и системный подход.

Мы ищем бизнес-ассистента, который:

• Создаёт порядок из хаоса: выстраивает процессы так, чтобы руководитель не тратил время на контроль.

• Действует на опережение: предугадывает задачи, а не ждёт указаний.

• Говорит на языке данных: сводные таблицы, дашборды, CRM (Aspro.Cloud) — ваши инструменты для аналитики и автоматизации.

• Решает конфликты до их возникновения: дипломатичность и проактивность в общении с командой, клиентами и госорганами.
  

  Ключевые показатели деятельности:

• Точность и качество работы – не более 5% ошибок в подготовленных документах, отчетах, презентациях и переписке.

• Своевременное выполнение поручений – не менее 95% поручений генерального директора выполнены в установленные сроки.

• Самостоятельность в решении задач – не менее 80% типовых задач решаются без дополнительного контроля со стороны руководителя.

• Организация встреч и командировок – не менее 95% мероприятий подготовлены без сбоев, с учетом всех необходимых деталей.
  ​​​​

Что предстоит делать:

✅ Организовывать рабочий день генерального директора: встречи, командировки, презентации.
✅ Вести документооборот, деловую переписку и протоколы, фиксируя договорённости в CRM.
✅ Анализировать данные: готовить справки, отчёты, дашборды по ключевым метрикам компании.
✅ Автоматизировать рутину: настраивать системы учёта задач, предлагать улучшения процессов.
✅ Курировать обращения сотрудников и контрагентов, фильтруя и распределяя задачи.
✅ Выполнять оперативно разовые поручений.

Требования:

• Опыт от 2 лет в роли бизнес-ассистента, офис-менеджера или аналогичной позиции.

• Системное мышление: умение превращать разрозненную информацию в чёткие процессы.

• Цифровая грамотность: Excel (ВПР, сводные), CRM, слепая печать, базовый AI (ChatGPT и др. для аналитики).

• Soft skills: многозадачность, дипломатичность, скорость выполнения задач.

Что мы предлагаем:

• Конкурентную зарплату полностью по ТК РФ в белую + премии во «внутренней валюте»: обменивайте на сертификаты, обучение, билеты, ДМС, абонементы в фитнес, SPA, массажеры или сокращённые дни.
• Возможность роста: активное участие в оптимизации и автоматизации процессов.
• Комфорт: крутая команда единомышленников, уютный офис, коеф/чай/печеньки, корпоративная связь, столовая с вкусной едой в БЦ.
• Подарки за эффективность: фитнес, , билеты на путешествия.

Если вы:

• Видите себя не просто исполнителем, а архитектором процессов.

• Готовы брать ответственность за результат, а не просто «отмечать галочки».

• Считаете, что идеальный ассистент — это тот, кто освобождает время руководителя.

​​​​​​​​​​​​​​Если ваш девиз по жизни: "я обо всём позаботилась, так как любая задача по плечу", то мы ждем именно вас!

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Если вы хотите быть важной частью команды, где каждый сотрудник играет ключевую роль в общем успехе, откликайтесь прямо сейчас!

Давайте вместе строить будущее :)​​​​​​​