Управляющий офисом

Мы рады приветствовать Вас в группе компаний ASTEMZO!

Мы работаем в крайне динамичной, конкурентной сфере – сфере оказания услуг по экспедированию грузов и таможенного оформления. Для успешной деятельности компании на этом рынке самое главное быть быстрым, гибким и клиентоориентированным! Группа компаний ASTEMZO успешно справляется с этой задачей, среди наших клиентов - крупные производственные и промышленные компании, количество которых постоянно увеличивается. Мы стремительно растём, наши офисы находится в Москве, во Владивостоке и в Стамбуле. Мы продолжаем развитие нашей компании. Мы сторонники максимально серьезного подхода как к своим сотрудникам, так и к нашим клиентам.

И в данный момент наша компания ищет в Москве Управляющий офисом.

Какие задачи ждут Вас ?
- Встреча посетителей и гостей офиса, создание позитивного первого впечатления
- Приём и распределение звонков, писем, входящей информации
- Работа с курьерскими и почтовыми службами
- Работа с входящей и исходящей документацией (без согласований).
- Контроль отправки и получения корреспонденции
- Заказ канцтоваров, воды, хозтоваров и контроль их наличия
- Взаимодействие с администрацией бизнес-центра по вопросам клининга, ремонта, эксплуатации помещений
Сопровождение ремонтных работ и возможных переездов
- Поддержка в организации встреч, совещаний, собеседований, корпоративных мероприятий
- Подготовка рабочих мест для новых сотрудников
- Содействие в создании комфортной, организованной рабочей среды
- Ведение процессов по пожарной безопасности и охране труда в офисе
- Помощь HR-менеджеру в адаптации новых сотрудников
- Участие во внедрении внутренних инструментов и написании инструкций/регламентов.
- Взаимодействие с другими отделами по административным и организационным вопросам

Ожидаемый эффект от введения роли:
- Упорядоченность в административных процессах
- Разгрузка сотрудников и менеджеров от непрофильных задач
- Повышение вовлечённости и лояльности команды за счёт создания комфортной офисной среды
- Своевременное решение хозяйственных и технических вопросов без отвлечения ключевых специалистов

Чего мы ждём от вас?

- Опыт работы офис-менеджером, администратором или в похожей роли от 1 года
- Грамотная речь и уверенное, вежливое общение
- Владение офисными инструментами (Google Docs, Excel, мессенджеры, почта)
- Работа с документацией, курьерами и почтой
- Умение поддерживать порядок и следить за хозчастью
- Организованность, внимательность к деталям
- Доброжелательность, умение создать комфортную атмосферу
- Быстрая реакция и самостоятельное решение задач
- Координация встреч и мероприятий
- Базовые знания по охране труда и ПБ
‍- Готовность помогать HR и взаимодействовать с командой
Будет плюсом:
- Опыт с договорами и внутренними регламентами
- Умение встречать и сопровождать гостей
- Адаптация новых сотрудников и подготовка рабочих мест
- Чувство уюта и забота о командной атмосфере

Что мы предлагаем?

Наставничество на период адаптации
- С первого дня у вас будет наставник, который поможет быстро вникнуть в задачи, - разобраться в процессах и почувствовать себя уверенно в новой роли
Лояльное руководство и команда профессионалов
- Мы за открытый диалог, поддержку и уважение. У нас ценят идеи и дают возможность влиять на процессы
Уютный офис в БЦ класса А
- Современный комфортный офис с развитой инфраструктурой и в шаге от метро. Всегда есть свежесваренный кофе, чай и приятная атмосфера
Активная корпоративная жизнь
- Мы отмечаем важные даты, достижения и просто хорошие поводы. Индивидуальные поздравления, душевные встречи и тёплая командная культура
Профессиональный рост и развитие
- Возможности для обучения, новые вызовы и поддержка в развитии ваших компетенций — мы заинтересованы в вашем росте
Удобный график
- Рабочий график 5/2 с 9:00 до 18:00 — сбалансированное расписание, чтобы успевать не только работать, но и жить

Уровень з/п и условия работы обсуждаются индивидуально по итогам собеседования.
Остались вопросы по вакансии? Звоните по указанному номеру или пишите в WhatsApp.
Ждём ваших откликов!