Помощник/ ассистент руководителя

Метро: Дубровка

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Решение операционных задач собственников бизнеса;
Организация совещаний, подготовка материалов к совещаниям, переговорам, протоколирование совещаний, формулировка задач по итогу совещаний, постановка задач (в т.ч. в CRM-системе, Bitrix24), контроль за их исполнением, информирование о статусе задач.
Администрирование портала Bitrix24, участие в оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
Административная и информационная поддержка руководства компании: подготовка справок, аналитических материалов, отчетов, презентаций;
Оптимизация бизнес-процессов: анализ и аудит внутренних процессов в организации, нахождение оптимального варианта решения и дальнейшим написанием регламента по новому функционалу;
Ведение календаря встреч руководителей, деловой переписки, организация переговоров с партнёрами;
Прием и распределение входящих звонков;
Входящая и исходящая корреспонденция, ведение журнала регистрации; документооборот и деловая переписка;
Заказ и оформление пропусков для сотрудников и гостей офиса, встреча приглашенных;
Взаимодействие с арендодателями;
Обеспечение жизнедеятельности офиса (Заказ воды/канцтоваров/продуктов/медикаментов/моющих средств и т.п.;
Контроль за состоянием офисного инвентаря и инженерных систем, привлечение сторонних подрядчиков/специалистов для решения проблем, связанных с жизнеобеспечением офиса;
Помощь по запросу коллег (от руководителей отделов);
Работа с отчетами в 1С по почтовым сервисам;
Отслеживание дней рождений сотрудников, организация поздравления;
Контроль качества уборки офиса, координация работы уборщицы (в подчинении младший рабочий персонал);
Получение ДС подотчет и предоставление авансовых отчетов;
Заказ билетов, бронирование гостиниц и т.п., связанное с командировками руководства и сотрудников компании;
Помощь в организации корпоративных мероприятий компании.
Личные поручения руководства компании;
Организация обедов и кофе-пауз руководителя;
Требования:
Опыт работы с аналогичным функционалом от 3-х лет;
Системное мышление, аналитический склад ума, умение работать с большим количеством информации;
грамотный устный и письменный русский язык, умение четко и грамотно формулировать и излагать свои мысли;
стрессоустойчивость.