Секретарь руководителя

Москва, Армянский переулок, 9с1

Метро: Китай-город

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организовывать и вести делопроизводство в секретариате заместителя Генерального директора.
Вести календарь рабочего дня заместителя Генерального директора.
Вести базы контактов заместителя Генерального директора.
Организовывать прием посетителей.
Организовывать проведения телефонных переговоров заместителя Генерального директора, записывать полученную в его отсутствие информацию и доводить ее до его сведения.
Принимать в установленном порядке документы на подпись, утверждать заместителем Генерального директора, а также личных заявлений работников Общества и возврат им после их рассмотрения.
Принимать на рассмотрение заместителем Генерального директора документы, содержащие сведения конфиденциального характера, поступающие из отдела делопроизводства, немедленный возврат их обратно после рассмотрения.
Обеспечивать рабочее место заместителя Генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе.
Выполнять работы по подготовке совещаний, проводимых заместителем Генерального директора (оповещение участников о времени, месте проведения, повестке дня).
Обеспечивать сохранность документов, соблюдать режим коммерческой тайны.
Обеспечивать контроль за прохождением в секретариате заместителя Генерального директора переданной на рассмотрение корреспонденции.
Осуществлять контроль исполнения поручений заместителя Генерального директора, поставленных на контроль.
Осуществлять мониторинг с использованием СЭД находящихся на исполнении у заместителя Генерального директора контрольных поручений Генерального директора АО «Зарубежнефть», контроль заполнения по ним отчетов в СЭД.
Вести справочную работу по документам, прошедшим через секретариат заместителя Генерального директора, с использованием СЭД.
Выполнять отдельные поручения заместителя Генерального директора.
Выполнять поручения заместителя Генерального директора, или лица, исполняющего его обязанности, на период его отсутствия (командировка, больничный, отпуск и т.д.) в целях производственной необходимости.

Требования:

Знание основ ведения документооборота;
Знание стандартов унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительной документации;
Знание этики делового общения;
Знание основ психологии деловых отношений;
Умение пользоваться приемно-переговорными устройствами и оргтехникой;
Работа на ПК с комплексом программ MS Office.

Условия:

Оформление в соответствии с ТК РФ в экономически стабильной компании;
Прозрачная система оплаты труда, вознаграждение по итогам работы за год, дополнительная выплата к отпуску и премия ко Дню работников нефтяной, газовой и топливной промышленности;
Ежегодная индексация заработной платы;
Возможность обучения и повышения квалификации;
Дополнительное медицинское страхование;
Корпоративный фитнес-зал;
График работы: 5/2, с 9.00 до 18.00, пятница до 16.45. Выходные: суббота, воскресенье