Личный ассистент руководителя в Дубае, ОАЭ/personal assistant to the CEO In Dubai, UAE

The Employer: An international company specialized in B2B Strategic consulting (Audit, Legal and Strategic environment), presents over the BRICS countries since 20+ years.

The job: is looking for a Personal Assistant for its CEO (French, based in Dubai, UAE).

FOR CANDIDACY:

Key information/Requirements:

• Available immediately.
• Free (no dependents) to relocate to Dubai at the end of the trial period.
• For Corporate career seekers only.

Duration: Unlimited. (4 months trial period). Possible evolution to Executive Assistant.

Location: During trial period: Moscow (Russia), remote/hybrid.

After trial period: Dubai (UAE), hybrid, with possible business trips.

Working hours: Full time / Hybrid.

RESPONSIBILITIES:

Main tasks:

• Assisting and attending: To the Principal in all his meetings & activities.
• Permanent support: 90% Business & Administrative, 10% private.

• Schedules Management: Booking, calling, meetings, visits, events, including online.
• Staff management: Administrative and private of the Principal;

Classic Tasks:

• Coordination: Tasks and deadlines.
• Travel support: Transport organization and Migration management.
• Reporting: Tasks, Schedules, Expenses.
• Resources search: Identification and management of providers.
• Document flow: Drafting, Formatting, Proof-reading.
• Research & Reports: Collecting, sorting and reporting analytical research/data.

Advanced functions:

• Project management: Dispatching tasks and monitoring (with possible direct reports up to 8).
• Internal communication: Towards employees and management.
• External communication:Towards partners, suppliers, clients, and authorities.

CANDIDATE PROFILE:

Education Higher.

Russian – native, English (B2 or Higher: Fluent).

Experience

Previous similar experience for at least 3-5 years.

Ability to work in a multi-cultural and corporate environment.

Previous experience in a Western environment is a plus.

Skills

Available irregulars hours when required.

Sharp thinker, with ability to quickly and clearly report or formulate an idea.

Ability to work independently with minimal supervision.

Ability to work both remotely or in office.

Ability to handle multiple tasks with consistency and efficiency.

Systematic in task execution with anticipation and deadline focus.

Aware of importance of information security and confidentiality.

Stress resistant, ability to make fast decisions and take responsibility for them.

Skills in analytical work and work with a large amount of information;

Corporate communication & corporate presentability codes and know-how.
PC proficiency (Microsoft Windows, Office 365. Advanced level of Excel is a plus);

Key character

PROBLEM SOLVER - RESULTS ORIENTED – DETAIL ORIENTED - ORGANIZATIONAL SKILL – RESPONSIBLE – QUICK LEARNER– DEDICATED – ABLE TO ADAPT TO ALL TYPE OF ENVIRONMENT - HARD WORKER - CONFIDENTIAL

_______________________________________________________________________________

Работодатель: Международная компания, специализирующаяся на стратегическом консалтинге B2B (аудит, юридическая и стратегическая среда), представлена ​​в странах БРИКС более 20 лет.

Вакансия: Личный помощник Генерального директора (Француз, базируется в Дубае, ОАЭ).

ДЛЯ КАНДИДАТА:

Основная информация/требования:

• Доступность немедленно.

• Возможность свободно (без иждивенцев) переехать в Дубай по окончании испытательного срока.

• Только для соискателей корпоративной карьеры.

Срок контракта: Неограниченно. (4 месяца испытательного срока). Возможно продвижение до Исполнительного помощника руководителя.

Местоположение: Во время испытательного срока: Москва (Россия), удаленно/гибрид.

После испытательного срока: Дубай (ОАЭ), гибрид, с возможными командировками.

Рабочее время: Полный рабочий день/гибрид.

ОБЯЗАННОСТИ:

Основные задачи:

• Помощь и присутствие: Директору на всех его встречах и мероприятиях.

• Постоянная поддержка: 90% деловая и административная, 10% личная.

• Управление расписаниями: бронирование, звонки, встречи, визиты, мероприятия, в том числе онлайн.

• Управление персоналом: административное и личное для руководителя;

Классические задачи:

• Координация: задачи и сроки.

• Поддержка поездок: организация транспорта и управление миграцией.

• Отчетность: задачи, расписания, расходы.

• Поиск ресурсов: идентификация и управление поставщиками.

• Документооборот: составление, форматирование.

• Поиск информации и отчеты: сбор, сортировка и отчетность аналитических исследований/данных.

Расширенные функции:

• Управление проектами: распределение задач и мониторинг (с возможными прямыми подчиненными до 8 человек).

• Внутренняя коммуникация: с сотрудниками и руководством.

• Внешняя коммуникация: с партнерами, поставщиками, клиентами и органами власти.

ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ:

Образование

Высшее.

Русский – родной, английский (B2 или выше: свободно).

Опыт

Предыдущий аналогичный опыт работы не менее 3-5 лет.

Умение работать в многокультурной и корпоративной среде.

Предыдущий опыт работы в западной среде будет плюсом.

Навыки

При необходимости возможен ненормированный рабочий день.

Острое мышление, способность быстро и четко отчитываться или формулировать идею.

Умение работать самостоятельно с минимальным контролем.

Умение работать как удаленно, так и в офисе.

Умение последовательно и эффективно справляться с несколькими задачами.

Систематичность в выполнении задач с ожиданием и фокусировкой на дедлайнах.

Осознание важности информационной безопасности и конфиденциальности.

Стрессоустойчивость, способность быстро принимать решения и брать на себя ответственность за них.

Навыки аналитической работы и работы с большим объемом информации;

Корпоративные коммуникативные и корпоративнаая этик.

Владение ПК (Microsoft Windows, Office 365. Продвинутый уровень Excel будет плюсом);

Ключевой персонаж

РЕШИТЕЛЬ ПРОБЛЕМ - ОРИЕНТИРОВАН НА РЕЗУЛЬТАТ – ВНИМАТЕЛЕН К ДЕТАЛЯМ - ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СПОСОБНОСТИ - ОТВЕТСТВЕННЫЙ - БЫСТРО ОБУЧАЮЩИЙСЯ - ПРЕДАННЫЙ - СПОСОБНЫЙ АДАПТИРОВАТЬСЯ КО ВСЕМ ТИПАМ СРЕДЫ - ТРУДОЛЮБ - КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ