Офис-менеджер

Обязанности:

1. Ведение делопроизводство в полном объеме.

2. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы Общества.

3. Ведение электронной базы документов.

4. Архивное хранение, подготовка документов к хранению и уничтожению (если это необходимо в соответствии с действующим законодательством).

5. Обеспечение жизнедеятельности офиса.

6. Встреча посетителей.

7. Своевременная отправка документации (корреспонденции) Общества через Почта России, СДЭК и т.д. Заказ курьеров (по заявкам).

8. Отслеживание сроков исполнения по документам.

9. Организация совещаний (обеспечение канцелярскими принадлежностями, водой и т.д.).

10. Формирование заявки на канцелярские принадлежности, воду и т.д.

11.Прием и распределение звонков.

12. Оформление и покупка проездных документов (билетов) на основании поданных заявок.

Требования:

1. Высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям ("Секретарь", "Делопроизводитель", "Инспектор", "Референт" и т.п.).

Должен знать:

1. Организацию делопроизводства, схемы документооборота, методы оформления и обработки документов.

2. Порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов, материалов, информации.

3.Государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов.

4.. Инструкции по делопроизводству, архивному делу

5. Правила эксплуатации вычислительной и множительной техники.

6.. Правила составления деловых писем, проектов приказов, распорядительных документов, протоколов собраний (заседаний).

7. Деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров.

8. Методы и приемы работы на компьютере на уровне пользователя, состав и назначение программ (WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS), инструкции пользователя ПК по направлению деятельности.

Условия:

1. Свободное владение компьютерными программами, редакторами, грамотное письмо и культура речи.
2. Умение грамотно распределить рабочее время.

3. Временно, на период отсутствия основного работника (декретный отпуск).