Администратор - делопроизводитель

1. Документооборот внутри представительства, между Представительством другими управлениями в головной компании и внешними контрагентами.
2. Подготовка встреч, совещаний Директора представительства (повестка, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения встреч\совещаний). Ведение протоколов совещаний, фиксация ключевых задач и ответственных лиц, сроков, организация согласования протоколов при необходимости. Контроль исполнения поставленных задач сотрудниками представительства.
3. Контроль исполнения задач сотрудниками представительства в Битрикс24 и 1С.Документооборот.
4. Регистрация исходящей корреспонденции. Контроль оформления Писем, Служебных записок, заявлений, приказов и иной организационно-распорядительной документации ОД в соответствии с утвержденными шаблонами.
5. Распределение входящей корреспонденции в соответствии с темой по подразделениям представительства. Контроль своевременной подготовки ответов на входящие письма ответственными подразделениями.
6. Сбор отчетов для представительства, контроль своевременности, правильности и полноты оформления отчетов.
7. Организация процесса закупки для представительства товаров и услуг для административно-хозяйственных нужд офиса: Закупка канцтоваров, Закупка чай, кофе, закупка воды.

8. Взаимодействие с арендодателями офисных площадей по вопросам эксплуатации инженерных систем, пропускной системы.

9. Тревел поддержка сотрудников представительства (оформление командировок, заказ билетов, гостиниц).
10. Контроль соблюдения чистоты и порядка в переговорных комнатах.
11. Организация оснащения рабочих мест сотрудников мебелью и оргтехникой
12. Встреча гостей.
14. Документационная поддержка деятельности представительства: подготовка презентаций, оформление организационно-распорядительных документов, подготовка аналитических справок, отчетности и структурирование информационных и других материалов.