Офис-менеджер / Специалист по документообороту

Обязанности:

• Работа с документами. Организация делопроизводственной работы, ведение деловой переписки, ведение документооборота, при необходимости выписка накладных и ведение первичного бухучёта, хранение личной информации о сотрудниках, работа с письмами (входящие и исходящие), ответы на письма, отчёты и презентации. Соблюдение точности данных и соблюдение сроков. Ведение и контроль реестров;
• Коммуникация с коллегами и партнёрами. Координация и внутренние встречи, деловая переписка, быть связующим звеном: контролировать ключевые точки ведения Заказчика (заявка, КП, договор, счет, отгрузка, документы и т.д.) и следить за уровнем качества работы с клиентами;
• Решение оперативных задач, в т.ч бронирование поездок, покупка билетов и т.д.;
• Контроль работы сайта компании (в т.ч. контекстной рекламы);
• Анализ тендерных площадок: сбор необходимых документов для аккредитации и участия в тендерах;
• Ведение административных дел. Координация работы офиса, заказ канцтоваров, организация кооперативов и праздников (закупка всего необходимого);
• Подготовка совещаний и заседаний. Сбор материала, ведением протоколов, оповещением и регистрацией участников, определением повестки дня;
• Обеспечение сохранности документации. Вести работу по обеспечению сохранности документации и своевременной передаче её в архив;
• Создание корпоративной культуры офиса;
• Контрольные. Слежение за выполнением задач сотрудниками;
• Отчётные. Подготовка внутренней и внешней отчётности, предоставление необходимой документации руководителю, сбор отчётов по всем отделам;
• Выполнение прочих распоряжений руководителя отдела.

Требования:

• Навыки делового, телефонного этикета и переписки;
• Уверенный пользователь ПК;
• Коммуникабельность, вежливость и тактичность;
• Административные навыки;
• Опыт работы с отчетами;
• Ответственность, умение работать с большим объемом информации;
• Умение взаимодействовать с разными отделами.

Условия:

• График 5/2 с 09:00 до 18:00;
• Оформление в соответствии с ТК РФ;
• Выплаты заработной платы 2 раза в месяц;
• Обучение на данную должность внутри компании;
• Современный офис с удобным рабочим местом и приятной атмосферой м. Василеостровская/Горный институт.