Помощник руководителя / помощник в Family office

Описание вакансии

Задачи:

Административная поддержка руководителя. Организация встреч в офисе, прием гостей.
Планирование и организация командировок руководителя и сотрудников (редко).
Контроль важных дат и знаменательных событий, актуализация данных.
Выполнение личных поручений руководителя: личные покупки, билеты на мероприятия, бронирование ресторанов и поручений, касающихся членов семьи.
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ пропусков, канцтоваров, воды, покупка фруктов, взаимодействие с администраторами здания.
Обеспечение документооборота офиса: сканирование, форматирование, передача на подписание и контроль документооборота.
Ведение архива и реестра документов (большой объем документов).
Переводы документов (русский/ английский).
Отправка и получение корреспонденции Почтой России, 2 раза в неделю.
Отправка и получение документов/отправлений курьерскими службами.
Финансовая отчетность по тратам в конце каждого месяца.
Взаимодействие с сотрудниками офиса:

• С юристом: заказ документов/справок на гос. услугах, обращения в гос. органы (направить, позвонить), отправка корреспонденции, поиск общедоступной информации;

• С финансовым отделом: заполнение отчетов по расходам, формирование папок и хранение отчетов/ документов;

• С тревел-менеджером (Важно!): оформление авиа и ж/д билетов, помощь в организации путешествий руководителя и его семьи, логистики, заказ и бронирование отелей, ресторанов, трансферов, взаимодействие с агентами по вопросам оформления виз, паспортов.

• С водителями.

Требования:

Высшее образование.
Опыт работы в качестве личного (персонального) ассистента / секретаря первых лиц компании или частных лиц (Family office).
Грамотная устная и письменная речь.
Английский язык – свободный (переписка, телефонные звонки, перевод документов).
Внимательность, аккуратность, пунктуальность.
Коммуникабельность, тактичность и доброжелательность.
Строгое соблюдение конфиденциальности.

Условия работы: