Секретарь

Москва, Сущёвская улица, 25с1

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Встреча гостей, чай/кофе;
Жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярии, бытовой химии и хозяйственных принадлежностей, продуктов питания, воды, расходных материалов для офиса (картриджи) и т.д.) для головного офиса г. Москва; Организация рабочих мест сотрудников; контроль состояния кофемашины;
Контроль за чистотой и порядком в офисе (Коммуникация с тех. персоналом – подготовка акта выполненных работ);
Согласование заказов Комус по всем ОП;
Внесение счетов Комус (головной офис) + счетов Абсолют (ОП г. Владивосток) в базу 1с;
Взаимодействие с УК БЦ «Атмосфера» по организационным вопросам (документообороту, оформление заявок на вызов электрика, инженера и тд; организация ремонтных работ (коммуникация с подрядчиками, координация их работы)). Взаимодействие с администрацией БЦ для решения вопросов по ремонтно-хозяйственному обслуживанию (оформление заявок на замену лампочек, обслуживание и ремонт кондиционеров, электрика, отопление офиса и.п.);
Взаимодействие с сособственником офиса, ежемесячная передача показаний счетчиков;
Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса (заключение договоров, контроль оплаты счетов и получения закрывающих документов);
Оформление постоянных пропусков для сотрудников и гостей компании;
Помощь сотрудникам компании по административным вопросам;
Участие в организации корпоративных мероприятий (выставка (заказ канцелярии, сбор папки проекта), день рождение компании; участие в подготовке поздравлений для сотрудников компании (день рождение, 8 марта – заказ цветов для девушек всей компании и партнеров);
Работа с курьерской службой (Отправление посылок и документов, контролирование доставки);
Выполнение иных поручений руководителей;
Организация деловых поездок для сотрудников (такси, билеты, бронирование отелей; запрос закрывающих документов);
Рассылка приказов (сбор подписей);
Приём входящих звонков;
Ведение протокола совещаний;
Работа с оргтехникой (сканирование, копирование и т.п.).

Требования:

Опыт в аналогичной должности будет вашим преимуществом;
Отличное владение пакетом Microsoft Office: Word, Excel;
Владение ПК и оргтехникой на уровне продвинутого пользователя;
Внимательность, аккуратность, настойчивость, кропотливость;
Инициативность, высокое чувство ответственности, хорошая концентрация и переключаемость внимания;
Грамотная устная и письменная речь;
Приветливая манера общения;
Условия:
Оформление, отпуск, больничный и пр. по ТК РФ;
График работы 5/2 с 9.00-18.00 или с 8:00-17:00;
Занятость полная, постоянная, работа на территории офиса г. Москва;
Испытательный срок 3 месяца;
Оплата 85.000 на руки два раза в месяц по итогам собеседования.