Руководитель секретариата

Компания МЕДИПАЛ специализируется на комплексном обеспечении учреждений системы здравоохранения лекарственными препаратами и изделиями медицинского назначения.

Наш успех определяет наш коллектив — команда неравнодушных людей, разделяющих общие ценности. Именно поэтому мы трепетно относимся к отбору каждого кандидата на открытые вакансии в нашей Компании.

Мы в поиске Руководитель секретариата.

Мы ждём от Вас:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года

• Владение процессами договорной и закупочной деятельности (порядок заключения договоров, условия поставок, знание рынка поставщиков)

• Понимание методов анализа и мониторинга рынка для оптимизации затрат

• Знание правил эксплуатации зданий и сооружений (в рамках АХО)

• Владение деловым этикетом и нормами корпоративной культуры

• Уверенное владение MS Office 360 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Опытный пользователь 1С (Документооборот, УТ, ERP) и систем ЭДО (Контур.Диадок).

Ключевые компетенции (Soft Skills):

• Организованность и планирование: Способность самостоятельно расставлять приоритеты, эффективно распределять ресурсы и контролировать достижение результатов.

• Коммуникабельность: Грамотная устная и письменная речь, владение деловым этикетом, умение выстраивать конструктивный диалог и доброжелательное общение.

• Аналитическое мышление: Навыки системного анализа, умение работать с большими объемами информации, выявлять взаимосвязи, оценивать риски и находить оптимальные решения.

• Командность и партнерство: Ориентация на общий результат, умение договариваться, аргументировать свою позицию, разрешать конфликты и выстраивать сотрудничество со смежниками и партнерами.

• Проактивность: Готовность брать ответственность за сложные задачи, инициативность, нацеленность на повышение эффективности и гибкость в условиях изменений.

Ваши ключевые задачи:

• Управление полным циклом документооборота (входящие, исходящие, приказы), контроль сроков и согласований

• Разработка и актуализация регламентов, инструкций и памяток по делопроизводству

• Обеспечение работы секретариата: телефонные коммуникации, переговорные, учет печатей, административная поддержка руководителей

• Администрирование профильных информационных систем и баз данных (1С ДО)

• Управление командой секретариата: постановка задач, контроль KPI, обучение и развитие сотрудников.

• Участие в планировании бюджета направления и контроль расходов

• Взаимодействие с подразделениями и внешними контрагентами, участие в кросс-функциональных проектах.