Руководитель управления по документационному обеспечению

Организация, контроль и совершенствование системы работы с документами (делопроизводства, архива, 1С.ДО) в организации.

Обеспечение соблюдение законодательства, внедрение цифровых технологий, регламентируя документооборот.

Основные функции и задачи:

• Организация документооборота: Разработка и внедрение правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

• Контроль исполнительской дисциплины: Мониторинг соблюдения сроков исполнения поручений и запросов.

• Архивное дело: Обеспечение хранения, систематизации и архивной обработки документов.

• Автоматизация: Сопровождение и администрирование Систем Электронного Документооборота (1С.ДО).

• Нормативное обеспечение: Разработка локальных актов (инструкций, регламентов) по делопроизводству, номенклатуры дел.

• Управление персоналом: Руководство, обучение и распределение обязанностей.

• Документационное обеспечение компании (территориально распределенные филиалы в ЮФО)

• Анализ существующих процессов документооборота, выявление "слабых участков", совершенствование бизнес-процессов в рамках ДОУ, разработка оптимальных схем прохождения документов с момента создания/получения до их исполнения/отправки и архивирования (жизненный цикл документа). Контроль исполнения документов в компании.

• Уверенное/продвинутое пользование 1С.Документооборот. Возможность внедрения иной программы

• Методологическое руководство службами ДОУ (консультационная поддержка, контроль, аудит). Организация эффективной работы.

• Разработка и утверждение Инструкции по делопроизводству Компании, а также иных организационно-распорядительные документов и локальных нормативных актов по делопроизводству и архивному делу. Осуществление контроля за соблюдением содержащихся в них требований.

• Ведение, наполнение, актуализация базы данных организационно-распорядительных документов (ОРД), локально-нормативных правовых актов (ЛНПА)

• Организация и взаимодействие с курьерскими службами, отделениями связи ФГУП Почта России.

• Организация архивного хранения документов Компании в соответствии с действующим законодательством РФ. Руководство разработкой Положений, Инструкций, форм документов в части, касающейся архивного дела. Составление Сводной номенклатуры дел Компании. Организация и контроль за процессом уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Требования:

• высшее образование, опыт работы по направлению не менее 3 лет.
• Знания законодательства в области делопроизводства,
• владение программами MS Office (Word, Excel) и 1С.Документооборот.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Соц. пакет;
• Заработную плату готовы обсуждать по результатам собеседования;
• График работы: 5/2 пн-чт с 8.30 до 17.30, пт с 8.30 до 16.30;
• Стабильная заработная плата 2 раза в месяц .