Офис-менеджер

О компании:

Мы динамично развивающаяся телекоммуникационная компания и оператор связи, предоставляющий услуги передачи данных, интернет-доступа и корпоративных решений.

Цель должности
Обеспечение бесперебойной административно-хозяйственной работы офиса, координация документооборота, закупок и логистики, поддержка сотрудников и руководства.

1. Функциональные обязанности

1.1. Режим работы и присутствие

• Нахождение в офисе с 09:00 до 18:00 каждый рабочий день (с перерывом на обед).

1.2. Коммуникации, звонки, посетители

• Ответы на входящие звонки, распределение и координация обращений.
• Прием посетителей, организация встреч (переговорная, обеспечение пропусков, чай/кофе/вода).
• Первичная обработка обращений на общую почту / телефон / другие каналы связи и направление ответственным.

1.3. Корреспонденция и курьерские отправления

• Прием и отправка бумажной корреспонденции, взаимодействие с курьерскими/почтовыми службами.
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль сроков отправки/получения.
• Отслеживание статуса доставки, оперативное информирование ответственных лиц.

1.4. Документооборот с клиентами/партнерами

• Сопровождение документооборота: помощь в проверке и формировании актов, соглашений с клиентами и партнерами (типового характера), подготовка к обмену/подписанию.
• Обеспечение и контроль документооборота: отправка курьером, получение, регистрация, отслеживание статуса, контроль возврата подписанных экземпляров.
• Организация подписания документов (печать, копирование, сканирование, сбор подписей), архивирование.
• Ведение реестра документов (дата, номер, контрагент, тип документа, статус).

1.5. Закупки и обеспечение офиса

• Поиск лучших предложений: обзвон, запрос и получение КП, сравнение условий (цена/сроки/гарантии/доставка).
• Организация закупа по согласованной процедуре, контроль сроков поставки.
• Обеспечение офиса: контроль и заказ воды, канцелярии, чай/кофе, посуда, хозтовары и т.д.
• Ведение базы поставщиков, контроль закрывающих документов (счет, накладная, акт) и передача в бухгалтерию/ответственному сотруднику.

1.6. Логистика и оборудование

• Организация отправки/получения оборудования (маркировка, оформление отправлений, взаимодействие с ТК/курьерами).
• Подача заявок на e-license на получение соответствующих сертификатов на оборудование для его отправки (при необходимости).
• Контроль сроков доставки, ведение учета отправок (что/кому/когда/номер накладной/статус).
• Ведение минимального учета офисного имущества/техники (по поручению руководства).

1.7. Взаимодействие с бизнес-центром и подрядчиками

• Взаимодействие с администрацией БЦ по доступам и документам.
• Организация/обновление пропусков и доступов сотрудникам и гостям.
• Подача заявок в УК/БЦ (ремонт, клининг, технические сервисы), контроль исполнения.

1.8. Прочие поручения

• Выполнение прочих поручений руководства в рамках деятельности и проектов компании.
• Административная поддержка сотрудников (распечатки, сканирование, оформление заявок и т.п.) в рамках регламента.

2. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

• Запрашивать у сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения обязанностей.
• Взаимодействовать с поставщиками, курьерскими службами, администрацией БЦ в пределах полномочий.
• Вносить предложения по улучшению офисных процессов, оптимизации закупок и документооборота.
• Требовать соблюдения установленных правил оформления документов и передачи их в обработку.

3. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

• За своевременность обработки корреспонденции, отправок и документооборота.
• За корректность регистрации и учета документов/отправлений.
• За сохранность переданных документов и конфиденциальность информации.
• За рациональное использование офисного бюджета в рамках согласованных закупок.
• За соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

4. Взаимодействие (коммуникации по должности)

• С руководством — по задачам, согласованию закупок, статусам документов/отправок.
• С бухгалтерией/финансами — по счетам, закрывающим документам, реестрам.
• С менеджерами/отделами — по подготовке и обмену документами, логистике оборудования.
• С поставщиками/подрядчиками/БЦ — по доступам, сервисам офиса, закупкам, доставкам.

5. Показатели эффективности (KPI)

• Своевременность отправки/получения документов и оборудования (без просрочек по контрольным срокам).
• Полнота возврата подписанных документов (контроль статуса 100%).
• Оптимизация затрат по закупкам (сравнение КП, выбор лучших условий).
• Отсутствие простоев офиса из-за нехватки расходников/организационных сбоев.

Будем рады видеть в своей команде новых профессионалов!