Офис-менеджер

Архитектурное бюро "KAMEN Architects" в поиске активного и ответственного офис-менеджера на ресепшн!

Чем необходимо заниматься:

1. Административно-организационные обязанности:

· Прием и распределение звонков: Первичный контакт с клиентами, подрядчиками, поставщиками, представителями контролирующих органов.
· Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (электронной и бумажной), включая проектно-сметную документацию.
· Организация документооборота: Регистрация, учет, хранение и архивирование документов, распределение документов по отделам.
· Ведение календаря и планирование: Координация встреч, совещаний, переговоров для руководителей и архитекторов. Бронирование переговорных комнат.
· Подготовка организационных документов: Приказы, письма, протоколы совещаний, служебные записки.
· Обеспечение офиса канцелярией, хозяйственными товарами, питьевой водой, контроль за состоянием оргтехники и заказ расходных материалов.

2. Документационное сопровождение проектной деятельности:

· Работа с проектной документацией: Помощь в подготовке комплектов документов для презентаций, подачи на согласование или конкурсы. Это не разработка, а именно подготовка.
· Поддержание библиотеки образцов: Каталогизации и хранение образцов материалов (керамогранит, напольные покрытия, краски и т.д.), журналов по архитектуре и дизайну.
· Организация отправки и получения крупноформатных чертежей (А2, А1, А0) курьерскими службами или через специализированные компании.
· Оформление и отправка коммерческих предложений, счетов и договоров по указанию руководителей.

3. Работа с клиентами и партнерами:

· Первичное консультирование клиентов по общим вопросам (часы работы, контакты, порядок обращения).
· Запись клиентов на встречи
· Подготовка приема гостей и клиентов: встреча, размещение, создание welcoming-атмосферы.
· Поддержание контактов с проверяющими и разрешительными органами (например, для получения выписок, отправки писем).

4. Техническая и хозяйственная поддержка офиса:

· Организация работы оргтехники: Управление принтером, сканером— его настройка, заправка, контроль за бумагой и материалами для печати. Это одна из самых важных технических задач.
· Взаимодействие со службами эксплуатации здания (электрики, сантехники, уборщики).
· Бронирование билетов и гостиниц для командировок сотрудников.

5. Финансово-учетные обязанности (часто упрощенные):

· Подготовка первичных документов для бухгалтерии (счета, акты, накладные).
· Контроль за расходами по мелким хозяйственным нуждам

Требования:

· Высокая организованность и внимательность к деталям.
· Грамотная устная и письменная речь.
· Владение ПК на продвинутом уровне: уверенное знание MS Office (Word, Excel, PowerPoint — для создания презентаций), опыт работы с офисной АТС.
· Базовое понимание архитектурной терминологии и процессов (стадии проектирования, названия документов, форматы чертежей) — этому учатся на месте, но интерес к теме критически важен.
· Эстетический вкус и чувство стиля, так как секретарь часто формирует первое впечатление о бюро.
· Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности, так как в бюро часто бывают «авральные» периоды.

Что мы предлагаем:

• Комфортный офис на территории Artplay (10 мин. от м.Курская/м.Чкаловская);
• Полное соблюдение ТК РФ;
• График 5/2 в офисе;
• Размер з/п обсуждается на собеседовании;
• ДМС со стоматологией после испытательного срока;
• Система премирования и индексация.

Благодарим за внимание к нашей вакансии, мы обязательно Вам ответим в течение 3 рабочих дней!