Руководитель административной поддержки офиса / Office Administration Team Lead

Call Solutions – компания клиентской поддержки бизнеса, продаж и развития регионов на международных рынках IT и финансовых технологий. Работаем с клиентами из 10 стран, услуги предоставляем на их родном языке.

Главная цель позиции — обеспечить комфортную, функциональную и безопасную офисную среду, способствующую положительному опыту сотрудников и поддерживающую необходимый формат работы и выполнение бизнес-задач.

Чем предстоит заниматься:

Офис и сервисы:

• Обеспечение офиса всем необходимым для комфортной работы сотрудников;

• Контроль состояния офиса: внешний вид, функциональность,безопасность и соблюдение основных показателей работы и качества офиса в зависимости от класса офисных помещений, обязательных и необходимых требований СанПин, а также требований бизнеса по обустройству офиса;

• Оптимизация рабочих мест и общих зон в ответ на потребности сотрудников и требований бизнеса;

• Координация изменений в офисе (перемещения, ремонт, перепланировка, установка мебели) с минимальными неудобствами для сотрудников;

• Анализ использования офисных площадей для повышения эффективности и аналитика в смежных сегментах рабочей деятельности;

• Поддержка мероприятий по охране здоровья, безопасности и экологии;

• Организация работы офис-менеджеров, менеджеров по клинингу, системных администраторов офиса;

• Формирование и анализ потребностей, а также координация закупок оборудования и услуг;

• Контроль организации корпоративных мероприятий для улучшения командной работы.

Команда:

• Управление командой, обеспечивающей обслуживание офиса.

• Установка целей и контроль за выполнением задач;

• Развитие сотрудников и поддержка их профессионального роста;

• Создание атмосферы соответствующей корпоративной культуре и соблюдение корпоративной культуры в команде и в Компании;

• Организация взаимодействия с различными департаментами (финансовым, юридическим, HR и другими) для слаженной работы.

Взаимодействие:

• Взаимодействие с бизнес-центром, подрядчиками и поставщиками: переговоры, подписание договоров, контроль выполнения работ;

• Анализ и понимание условий офисного договора аренды;

• Соблюдение требований в части технического обслуживания и уборки офисных помещений.

Бюджет и документация:

• Сбор информации и расходование по согласованным статьям бюджета, учет платежей и ведение документации по аренде;

• Оценка и управление рисками, связанными с эксплуатацией офисного пространства;

• Соблюдение политик Компании;

• Непосредственная работа и участие в Jira проектах;

• Аналитика использования бенефитов Компании связанными с эксплуатацией офисного пространства.

Что мы ожидаем от кандидатов:

• Опыт работы со схожим функционалом от 2–3 лет;

• Умение планировать и контролировать сроки, бюджет и качество выполнения работ;

• Аналитические навыки;

• Сильные коммуникативные навыки;

• Умение вести переговоры на разных уровнях;

• Знания в области управления недвижимостью и эксплуатации офисных помещений будут преимуществом;

• Умение создавать и поддерживать атмосферу в офисе, соответствующую корпоративной культуре и направленную на повышение вовлеченности сотрудников;

• Инициативность, ответственность, доброжелательность, умение делегировать;

• Обязательное знание английского языка на уровне В2 и выше.

Что мы предлагаем:

• Платим конкурентную белую зарплату и KPI-бонусы после испытательного срока;
• Предлагаем стабильную работу в развивающейся компании;
• Даем возможность для профессионального развития: практические курсы и мастер-классы;
• Оформляем крутой ДМС со стоматологией и чекапами;
• Частично компенсируем транспорт;
• Предоставляем вкусные обеды в офисе на выбор, снеки на кухне;
• Работаем в комфортном офисе с красивым панорамным видом на город с 28-го этажа;
• Частично компенсируем спорт, психотерапевта и языковые курсы;
• Веселимся на рок-н-ролльных корпоративах;
• Ежемесячно проводим захватывающие офисные мероприятия и тимбилдинги;
• Дарим подарки на дни рождения сотрудников и праздничные подарки для детей сотрудников;
• Выплачиваем бонус за лояльность после двух лет работы.

*Работа предполагает полную занятость в офисе. Мы работаем из офиса на постоянной основе.