Административный ассистент

Экологический союз — одна из ведущих российских некоммерческих организаций в области экологии. С 1991 года мы ведем обширную работу по экопросвещению и повышению экологической культуры общества. С 2001 года — разрабатываем зеленые стандарты, стимулируем производство и потребление экологически безопасной продукции.

Мы предлагаем разностороннее погружение в деятельность организации и современные инструменты работы.

Наша миссия:

Мы развиваем зеленую экономику в России и сохраняем чистую среду для будущих поколений.

Наши ценности:

• Каждый день мы делаем мир лучше.

• Мы честны с собой и обществом.

• Мы принципиальны в вопросах экологии и последовательны в своих действиях.

• Для нас важно быть понятными.

• Чем больше нас будет, тем ближе цель.

В обязанности Офис-менеджера входит обеспечение бесперебойной работы офиса, ведение документооборота, оперативное решение текущих проблем, связанных с организацией работы сотрудников (в т.ч., работающих удаленно), управление запасами офисных расходных материалов, поддержка чистоты и порядка в помещениях. Организация корпоративных собраний (онлайн, реже офлайн), управление офисной безопасностью.

Способность поддерживать комфортную рабочую атмосферу в офлайн и онлайн пространствах – ключевой навык на этой позиции.

Регулярные задачи:

Документооборот – внешний и внутренний

• Прием, регистрация и отправка корреспонденции; (в т.ч. курьерскими службами и почтой России);
• Ведение и актуализация баз данных контрагентов в программе ПланФикс (обучаем) и других реестрах документов в организации;
• Оформление, хранение, архивирование локальных нормативных актов;
• Работа с договорами, в том числе электронно через систему Контур;
• Работа с первичной документацией (счета, акты и платежные поручения) в 1С (20-30 операций в месяц).

Кадровое делопроизводство (15 сотрудников)

• Размещение вакансий (рассмотрение приходящих откликов, организация собеседований – редко); прием на работу, оформление приказов, трудовых договоров (задачи по существующим шаблонам).
• Ведение учета рабочего времени. Составление графика отпусков, прием заявлений от сотрудников.
• Организация командировок сотрудников (2-3 раза в месяц);

Поддержание жизнедеятельности офиса:

• Коммуникация с сотрудниками, выполнение и постановка задач через программу ПланФикс,
• Прием и распределение входящих звонков (стационарный и мобильный телефон);
• Взаимодействие с IT - поддержкой
• Печать, сканирование документов;
• Организация онлайн и офлайн собраний, помощь в подготовке праздников/событий;

• Поддержание порядка в офисе, оперативная связь с имеющимися подрядчиками по текущим вопросам и неполадкам, в т.ч. арендодателем;
• Заказ канцелярии, расходных материалов, оборудования для офиса (по мере необходимости);
• Поддержание принципов эко-офиса (по инструкции).
• Работа с юристом по текущим вопросам.
• Выполнение прочих административных поручений по запросу сотрудников.

Требования к кандидату:

• Желание и умение заботиться о коллективе; любовь к порядку, самостоятельность;
• Релевантный опыт от 1 года;
• Уверенное пользование ПК, включая программы MS Office, и офисной оргтехникой;
• Знание основных принципов внешнего и внутреннего документооборота;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Желателен минимальный опыт работы в 1С 8.3, Контур.Диадок, CRM.
• Знание английского языка на базовом уровне будет дополнительным преимуществом.

В членах нашей команды мы ценим дисциплинированность, ответственность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, обучаемость, высокую скорость работы, инициативность.

Условия:

• Условия труда и оформление согласно ТК РФ;
• Заработная плата после вычета НДФЛ – 65 000 руб.
• График работы: гибридный формат работы (3 дня в офисе, 2 дня удаленно) после испытательного срока, пятидневная рабочая неделя с 10:00 до 18:30;
• Офис в самом центре Санкт-Петербурга в историческом Толстовском доме: ул. Рубинштейна, 15-17;
• Кухня в офисе;
• Дружный заботливый коллектив (15 человек, большинство сотрудников работает удаленно и приезжают в офис 1-2 раза в неделю).

Очень ждем Вас в нашей команде!